IP | vakblad voor informatieprofessionals | 09 / 2021
LIFEHACKING Leen Liefsoens
We combineren tegenwoordig lokale opslag met opslag in de cloud. Daarbij maken we gebruik van allerlei apps. Het vinden van dat ene bestand op al die verschillende plekken is bepaald geen sinecure. Daarom een drietal zoektools die je hierbij kunnen helpen.
DELVE
Office 365, dat zijn meer dan twintig apps. Wanneer jouw werkgever gebruikmaakt van dit Microsoft-product, is de kans groot dat jij documenten maakt en deelt in verschillende van deze apps. Met Office Delve houd je het overzicht. Je komt bij Delve uit wanneer je in de onlineversies van de Office 365-apps via je accountbeheer rechtsboven naar Mijn Office-profiel of rechtstreeks naar delve.office.com gaat.
Aan de basis van Delve staat Office Graph. Deze technologie brengt relaties tussen inhoud en activiteiten binnen Office 365 in kaart. Hierdoor zie je telkens, als je naar Delve gaat, de documenten die op dat moment waarschijnlijk het meest relevant voor je zijn. Dit zijn documenten die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint, of die met jou zijn gedeeld als bijlagen in e-mailberichten. Je hoeft de titel of locatie van de documenten niet te onthouden. Delve toont automatisch de documenten waaraan je het laatst hebt gewerkt. Daarnaast zie je de collega’s met wie je vaak samenwerkt, inclusief hun contactgegevens, de links naar documenten die jullie delen en een overzicht van documenten waaraan zij hebben gewerkt.
In Delve worden nooit machtigingen gewijzigd. Je ziet dus alleen de documenten waarvoor je al gemachtigd bent om ze te openen en anderen kunnen jouw privédocumenten niet zien. Je kunt in Delve een document als favoriet markeren of aan een bord toevoegen. Borden zijn voor iedereen in de organisatie zichtbaar en via de linkerkolom toegankelijk. Overigens maakt de Office 365-startpagina, office.com, ook gebruik van dezelfde Office Graph-technologie.
SEARCHABLE.AI
Gebruik je naast OneDrive ook nog andere cloudopslag, zoals Dropbox of Google Drive? Dan is de online tool searchable.ai een mooie toevoeging om te gebruiken naast Delve. Via searchable.ai maak je eerst een gratis account aan. Daarna voeg je de diensten die jij gebruikt toe aan je account. Naast cloudopslag kunnen dat ook e-mailproviders als Gmail en samenwerkingstools als Slack zijn. In totaal zijn nu negen diensten beschikbaar, maar Searchable.ai kondigt aan er nog twaalf aan te gaan toevoegen, waaronder Trello.
Geef de tool even de tijd om alle door jou toegevoegde diensten te indexeren. Als dat is gebeurd, kun je op al je apparaten al jouw documenten bij die diverse diensten vanaf één plek doorzoeken: via searchable.ai. Je hebt zelfs de mogelijkheid om lokale mappen toe te voegen aan de index van Searchable.ai. Dit doe je via de desktop-app, te downloaden op searchable.ai/beta.
EXSELO
Delve en Searchable.ai indexeren alleen bijlagen in e-mailberichten. Is dat niet voldoende en wil je ook zoeken in de tekst van e-mails? Overweeg dan het softwareprogramma Exselo, gratis te downloaden via exselo.com. Na installatie en registratie voeg je via de instellingen je Outlook-e-mailaccounts toe aan de index van Exselo. Hier kun je ook mappen aan de index toevoegen die op je computer staan. De documenten die je hebt opgeslagen bij clouddiensten, worden door Exselo geïndexeerd via de lokale mappen op je computer die automatisch worden aangemaakt wanneer je je clouddiensten synchroniseert met je computer. Exselo heeft handige filter- en geavanceerde samenwerkingsopties. Voor Exselo is Oracle Java Runtime Environment 8, Microsoft .NET Framework 4.5 en Outlook 2010 of nieuwer vereist. <
IP | vakblad voor informatieprofessionals | 09 / 2021
DELVE
Office 365, dat zijn meer dan twintig apps. Wanneer jouw werkgever gebruikmaakt van dit Microsoft-product, is de kans groot dat jij documenten maakt en deelt in verschillende van deze apps. Met Office Delve houd je het overzicht. Je komt bij Delve uit wanneer je in de onlineversies van de Office 365-apps via je accountbeheer rechtsboven naar Mijn Office-profiel of rechtstreeks naar delve.office.com gaat.
Aan de basis van Delve staat Office Graph. Deze technologie brengt relaties tussen inhoud en activiteiten binnen Office 365 in kaart. Hierdoor zie je telkens, als je naar Delve gaat, de documenten die op dat moment waarschijnlijk het meest relevant voor je zijn. Dit zijn documenten die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint, of die met jou zijn gedeeld als bijlagen in e-mailberichten. Je hoeft de titel of locatie van de documenten niet te onthouden. Delve toont automatisch de documenten waaraan je het laatst hebt gewerkt. Daarnaast zie je de collega’s met wie je vaak samenwerkt, inclusief hun contactgegevens, de links naar documenten die jullie delen en een overzicht van documenten waaraan zij hebben gewerkt.
In Delve worden nooit machtigingen gewijzigd. Je ziet dus alleen de documenten waarvoor je al gemachtigd bent om ze te openen en anderen kunnen jouw privédocumenten niet zien. Je kunt in Delve een document als favoriet markeren of aan een bord toevoegen. Borden zijn voor iedereen in de organisatie zichtbaar en via de linkerkolom toegankelijk. Overigens maakt de Office 365-startpagina, office.com, ook gebruik van dezelfde Office Graph-technologie.
SEARCHABLE.AI
Gebruik je naast OneDrive ook nog andere cloudopslag, zoals Dropbox of Google Drive? Dan is de online tool searchable.ai een mooie toevoeging om te gebruiken naast Delve. Via searchable.ai maak je eerst een gratis account aan. Daarna voeg je de diensten die jij gebruikt toe aan je account. Naast cloudopslag kunnen dat ook e-mailproviders als Gmail en samenwerkingstools als Slack zijn. In totaal zijn nu negen diensten beschikbaar, maar Searchable.ai kondigt aan er nog twaalf aan te gaan toevoegen, waaronder Trello.
Geef de tool even de tijd om alle door jou toegevoegde diensten te indexeren. Als dat is gebeurd, kun je op al je apparaten al jouw documenten bij die diverse diensten vanaf één plek doorzoeken: via searchable.ai. Je hebt zelfs de mogelijkheid om lokale mappen toe te voegen aan de index van Searchable.ai. Dit doe je via de desktop-app, te downloaden op searchable.ai/beta.
EXSELO
Delve en Searchable.ai indexeren alleen bijlagen in e-mailberichten. Is dat niet voldoende en wil je ook zoeken in de tekst van e-mails? Overweeg dan het softwareprogramma Exselo, gratis te downloaden via exselo.com. Na installatie en registratie voeg je via de instellingen je Outlook-e-mailaccounts toe aan de index van Exselo. Hier kun je ook mappen aan de index toevoegen die op je computer staan. De documenten die je hebt opgeslagen bij clouddiensten, worden door Exselo geïndexeerd via de lokale mappen op je computer die automatisch worden aangemaakt wanneer je je clouddiensten synchroniseert met je computer. Exselo heeft handige filter- en geavanceerde samenwerkingsopties. Voor Exselo is Oracle Java Runtime Environment 8, Microsoft .NET Framework 4.5 en Outlook 2010 of nieuwer vereist. <
We combineren tegenwoordig lokale opslag met opslag in de cloud. Daarbij maken we gebruik van allerlei apps. Het vinden van dat ene bestand op al die verschillende plekken is bepaald geen sinecure. Daarom een drietal zoektools die je hierbij kunnen helpen.
LIFEHACKING Leen Liefsoens