Eef Evers

Eef Evers

DE TOEKOMST
En nu? ‘We hebben een taxonomie, we hebben onze tooling …We zijn nu in de taxonomie-ontologiefase (stap 3 en 4 afbeelding 3). We willen graag knowledge graphs gaan gebruiken en daarnaast AI inzetten, aangedreven door onze taxonomie. Dat leidt dan hopelijk tot mooie toekomstige applicaties (afbeelding 4).’

Mijn droom, zegt Canter, is dat iemand vraagt: hoe doe ik dit, en dat de machine dan zegt: op deze manier. ‘Klinkt simpel, maar dat is het niet. Wij maken 20 procent van onze machines, de rest komt van toeleveranciers. Dat zijn vele, vele parts and supplies, lots of tens of thousands of everything. The numbers are really big. Het idee is dat ons totale ecosysteem, dus ook de leveranciers en afnemers, straks verbonden is met onze taxonomie. We wachten af hoe snel dat gaat, want het is een lange en gecompliceerde weg.’ <

DERTIEN TAXONOMIEËN
Het design bevat dertien taxonomieën met 1.795 termen. ‘We hadden 246 stakeholders vanuit de hele organisatie die de validatie deden. De structuur is heel generiek geworden (afbeelding 2). Dit moet je vervolgens de organisatie inbrengen. We hebben onze internet-staff gevraagd de menu’s, navigatie en filtering te standaardiseren om de frustratie en de verwarring die er eerder waren weg te nemen. We kunnen nu zeggen: “Dit is wat term x betekent, en dit term y. Je kunt elke term gebruiken die je wilt, maar als je gaat filteren, zijn dit daarvoor de termen en zo zijn ze gedefinieerd.” Dat maakt het veel transparanter voor medewerkers: waar ze naar kijken en hoe ze bij de informatie kunnen komen die ze nodig hebben.’ Vanuit de taxonomie is vervolgens de ontologie ontstaan, die vooral is ontworpen voor information discovery en artificial intelligence.

UITDAGINGEN
Hoewel ASML nog geen taxonomy ontology management system (TOMS) up and running heeft, zijn ze al wel ‘bijna klaar om het in een systeem te gieten’. Canter kan in elk geval al wat uitdagingen delen die tijdens de reis voorbijkwamen. Zoals stakeholdermanagement. ‘We zijn een vreemd bedrijf … Toen ik met medewerkers over taxonomie begon te praten, werden ze enthousiast! Dat was ik nog niet eerder tegengekomen. Ze wilden betrokken worden, maar dat leverde ook gedoe op: veel stakeholders, met verschillende belangen en van verschillende niveaus, met te weinig tijd en een slechte vergaderdiscipline. Onze les hieruit: plan meetings vele weken van tevoren, betrek hele teams erbij en niet alleen een vertegenwoordiger ervan, en zorg voor een goed georganiseerde stakeholderlijst.’

Nog een uitdaging was: hoe kiezen we een TOMS? ‘Ik ging naar onze IT-mensen toe met: “Ik wil een dergelijk systeem”, en ze zeiden: “Wat is dat?” Het vereiste enige uitleg over hoe dit de organisatie zou gaan helpen, en wat overtuiging: “Het is goed voor het linken met AI en het verbeteren van onze algoritmes et cetera.” Dat hielp.’ Zorg er dus voor, tipt Canter, dat je weet wat er nodig is, welke repositories en hoeveel bestanden je hebt ... Werk verder nauw samen met het IT-architectuurteam en met je dataoffice, en betrek de cio erbij.

Dat fundamenteel begrijpen van de taxonomie is sowieso een ding, heeft hij ervaren. ‘They kind of see it, maar ze snappen niet dat als je content goed labelt, je deze kunt pushen naar mensen, gebaseerd op wat ze nodig hebben. Verwacht veel vragen.’

ROLLERCOASTER RIDE
De taxonomiereis begon in het eerste kwartaal van 2022, toen besloten werd dat ASML een kennismanagementstrategie nodig heeft, met een sleutelrol voor de taxonomie. De externe hulp schoof in het tweede kwartaal aan, en de kick-off vond in het derde kwartaal van dat jaar plaats – een reis die hobbelig haar weg vervolgde naar het volgende punt (afbeelding 1). ‘Geen adventure through the forest, maar een rollercoaster ride’, schetst Canter. ‘We gaan nu “de tunnel” in; de tools implementeren en de taxonomie voor ons laten werken. Het was een behoorlijke reis tot nu toe, langer dan de zes maanden die we hadden ingeschat. We zijn nu anderhalf jaar verder.’

TAXONOMIEBEHOEFTEN
Het proces startte met de inventarisatie van ASML’s taxonomiebehoeften. ‘In de basis draait het om “weten wat je weet en dit snel kunnen vinden en effectief gebruiken”,’ vervolgt hij, ‘maar het is natuurlijk gewoon orde scheppen in de contentchaos. We hebben driehonderd verschillende versies van documenten in ons systeem bijvoorbeeld, veel losse delen, en niet één platform daarvoor, dus we moeten alles zien te verbinden met de taxonomie.’ In officiële termen: ‘We willen een snellere toegang tot learning en knowledge content. Ook willen we de zoeknauwkeurigheid verhogen door te taggen en common terms te gebruiken. Verder is governance nodig waarmee de taxonomie kan meebewegen met de snelle groei van het bedrijf.’

PRIORITY PERSONAS IDENTIFICEREN
Vervolgens werden de priority personas voor ASML geïdentificeerd. Dat zijn in de eerste plaats de engineers. ‘Zij moeten eenvoudig technische documentatie kunnen vinden die ze nodig hebben om snel problemen te kunnen oplossen; een uur werken aan een probleem kost al heel veel geld. Voor de vindbaarheid van technische content willen we auto-tagging inzetten.’ Een andere priority persona is de new hire. ‘Er komen veel nieuwe mensen binnen, terwijl er veel minder zittend personeel is om ze te begeleiden. Het idee van een een-op-een buddysysteem werkt niet voor ons, het is meer een-op-honderd. Deze nieuwkomers willen we helpen bij het vinden van relevante content, het liefst gepersonaliseerd.’

De derde priority persona is de kantoormedewerker, die de wat meer generieke informatie moet kunnen vinden die nodig is om te kunnen werken (of om vrij te kunnen zijn). Denk aan: wat is het vakantiebeleid van ASML? Of: hoe werkt het met die update op mijn bedrijfsmobieltje? ‘We proberen hiermee brain fuzz voor te zijn en happy medewerkers te creëren die lekker kunnen doorgaan met hun werk, superproductief en superefficiënt.’

CONTENT PUSHEN
Hieraan gekoppeld werden drie prioriteiten van het taxonomiebeleid opgesteld. Mensen moeten content vinden, mensen moeten elkaar vinden (om informatie uit te wisselen; veel kennis zit in het bedrijf zelf, bij de medewerkers), maar wat Canter en team vooral willen is content naar mensen brengen. ‘Onze engineeringprocessen en technologie veranderen zeer snel – zo blijven we de concurrentie voor. Het is dus uitermate belangrijk dat we onze kennis kunnen aanwenden en die naar de mensen pushen. Stel, er is een boutje gewijzigd in een bepaald proces, hoe weet je dit dan zonder eerst driehonderd pagina’s met werkinstructies door te moeten ploegen? Zou het niet fijn zijn als je een ping krijgt met: “Dit is het nieuwe boutje dat je moet gebruiken.” Basic stuff, maar wel heel essentieel. En natuurlijk: je kunt pushen wat je wilt, maar het moet het wel waard zijn, relevant zijn dus.’

HOLISTISCHE BENADERING
Met de basis eenmaal helder werd uitgezoomd naar de taxonomie op organisatieniveau. ‘We wilden een holistische benadering van de taxonomie’, zegt Canter. ‘Dus niet kijken naar hoe we dit of dat systeem zouden gaan classificeren, maar naar de samenhang der dingen: wat is onze informatiearchitectuur, hoe doen we ons content- en documentmanagement, hoe verbinden we dit met automation en search, en hoe zorgen we dat we de samenwerking stimuleren en dit alles duurzaam maken voor de toekomst.’

Vervolgens werd een aantal ‘designactiviteiten’ doorlopen. Beginnend met workshops met stakeholders en focus groups die hun mening konden geven over ASML’s taxonomie-in-de-maak, wat diverse metadata opleverde. Daarnaast vonden interviews plaats, en demo’s van hoe medewerkers content- en learning-managementsystemen gebruiken. Ook waren er documentatiereviews (hoe ging het zoeken en vinden er eerder aan toe), contentanalyses (handmatige viewing van individuele content – zonder de classified documents, daar heeft ASML er ook veel van – om patronen en mogelijke taxonomietermen te identificeren) en corpusanalyses (aan de hand van de tool PoolParty).

‘Dit leverde een eerste taxonomieversie op, die vervolgens werd getest op compleetheid, bruikbaarheid en alignment aan de hand van onder meer test-tagging en validatiediscussie’, aldus Canter.

Wie aan ASML denkt, denkt aan groot, groter, groeiende. En aan Brabant en de vraag of de onderneming, vanwege het investeringsklimaat, wel in Nederland zou moeten blijven (het antwoord is intussen bekend: een voorlopig ja). ASML maakt de machines die chips maken. Die chips zitten tegenwoordig in onnoembaar veel producten, van auto’s en wasmachines tot computers en mobiele telefoons. ‘We basically sell photocopiers, maar dan met enorme lasers erin’, zegt Daniel Canter bij wijze van understatement. En dan: ‘We zijn 60 procent gegroeid de laatste twee jaar.’

Waar het in 1984 begon als joint venture tussen ASM International en Philips, is het leveren van machines aan de halfgeleiderindustrie inmiddels big business. Zo bedroeg ASML’s netto-omzet – cijfers tweede kwartaal van 2023 – 6,7 miljard euro, dit dankzij de inzet van circa 40.000 werknemers met 143 nationaliteiten, verspreid over zestig locaties – HQ in Veldhoven. Daar moet een gigantische hoeveelheid content, documenten en data achter schuilgaan. Zie maar eens te vinden wat je zoekt.

CENTRAAL KENNISMANAGEMENTTEAM
Canter weet het, hij is niet voor niets in 2021 bij ASML gestart als knowledge management program manager bij het ASML Learning & Knowledge Management Center of Expertise. Een hele mond vol, maar voor hem geen onbekend terrein. Canter heeft een lange loopbaan in onderzoek, market intelligence, strategie en kennismanagement, en hield zich bezig met het ontwikkelen van bedrijfstaxonomieën, content libraries, kennismanagementsystemen en het betrekken van communities bij kennismanagementtools, onder meer bij Philips. Nu heeft hij de leiding over het centrale kennismanagementteam van ASML, dat een gedecentraliseerd bedrijf is. ‘Een uitdaging’, weet hij. Helemaal omdat de ontwikkeling van een taxonomie een belangrijk onderdeel is van zijn job.

GEMEENSCHAPPELIJKE TAAL
‘Waarom een taxonomie?’, vraagt hij retorisch. Hij laat een beeld zien van de jungles van Guatemala. Kilometers dicht, groen oerwoud, met ‘boomlange bomen’ en mysterieuze Maya-ruïnes. ‘Er zit van alles in die jungle, heel interessant en opwindend, maar we hebben geen idee wat het is of wie het heeft gemaakt.’ Zie hier de parallel met ASML, zegt hij. ‘We waren tot de conclusie gekomen dat het nu écht nodig was om een taxonomie te bouwen; om alles wat we in onze organisatie hebben aan content te classificeren en labelen, zodat die content makkelijk te vinden is, iedereen weet wat het is en waar het naar linkt, en alle losse kennis met elkaar verbonden is.’

Daarnaast was mapping belangrijk: ‘Hoe zorgen we voor een common language? We hebben medewerkers in de VS die machines bouwen, en mensen hier, en zij gebruiken verschillende talen. Dus de taxonomie is essentieel, want het stelt ons in staat die gemeenschappelijke taal in onze materialen te verwerken, en op termijn hopen we dat iedereen de taal en termen in de taxonomie ook gebruikt.’

Het bouwen van een taxonomie is gecompliceerd, stelt Canter. ‘Zeker bij ASML. We hebben zo veel supplies en onderdelen, onze machines hebben de afmeting van een trein, en ASML wist niets af van taxonomie. Daarom huurden we een bedrijf in om ons te helpen.’

ASML in een minuut