PERSOONLIJK KENNISMANAGEMENT CATHELIJNE ESSER
Gedurende ons leven verzamelen we een schat aan persoonlijke kennis en informatie, die we privé en in onze professionele rollen gebruiken. Aan zo’n bibliotheek van informatie heb je veel meer als je er snel toegang toe hebt. Maar met het ontsluiten van die kennis en informatie gaat het vaak mis, constateert technologiefilosoof Martijn Aslander. ‘We hebben eigenlijk nooit geleerd hoe dat moet.’ Persoonlijk kennismanagement is het vakgebied dat daar oplossingen voor aanreikt.
Daniel Maissan
Martijn Aslander
‘Ik adviseer iedereen om zijn privélaptop mee naar het werk te nemen en daarop een eigen kennisbibliotheek in te richten’
‘Van alle informatie en kennis die je in je leven vergaart, neem je een groot deel mee naar je organisatie, in je rol als werknemer’
‘Organisaties denken nog steeds dat er een Berlijnse muur hoort tussen werk en privé; ons hoofd maakt dat onderscheid niet’
‘Het document is een rudimentair overblijfsel van vroeger, namelijk het archiefmappentijdperk, en dat dient ons niet langer’
‘In praktijk betekent informatiegeletterdheid dat je weet hoe je een bron op waarde moet schatten, maar het gaat wat mij betreft veel verder’
‘Het effect van onvindbare informatie is dat je een paar honderd uur besteedt om te compenseren wat je kwijt bent’
We lopen veel creativiteit en slagkracht mis als ons persoonlijk kennismanagement (PKM) niet op orde is, stelt Aslander onomwonden. Hij noemt PKM daarom ook wel personal knowledge mastery. In het tijdperk van AI een onderwerp dat extra aandacht verdient, vindt hij, omdat AI meer oplevert als je PKM goed geregeld is. ‘Informatie is een vorm van kapitaal dat je kunt verzilveren, maar het gekke is dat zelfs bibliothecarissen en informatieprofessionals zich daar nog onvoldoende van bewust zijn.’
‘Het overgrote deel van de informatie die we gebruiken om ons werk goed te kunnen doen, verzamelen we op apparaten van de baas, die daar onvoldoende voor uitgerust zijn’, vertelt hij. ‘Hoe snel je bij je informatiekapitaal kunt, noem ik je informatieliquiditeit. Voor goed PKM zijn twee dingen nodig: een lage drempel om kennis te vangen en toe te voegen, én psychologische veiligheid om je kennis te willen delen. Die twee ontbreken in bijna alle bedrijven en organisaties. En als je niet weet hoe je informatie moet noemen, waar je het neerzet en hoe je het terugvindt, dan heb je toch een probleem. Elke medewerker kost het gemiddeld 240 uur per jaar om informatie terug te vinden waarvan hij zeker wist dat-ie het had opgeslagen. Het effect van onvindbare informatie is dat je een paar honderd uur besteedt om te compenseren wat je kwijt bent.’
INFORMATIEGELETTERDHEID
We moeten allemaal veel meer denken als een bibliothecaris, namelijk in informatiecategorieën en -structuren, vervolgt Aslander. ‘Ik denk al twee decennia na over het vangen, toegankelijk maken en houden van mijn informatie. Tegenwoordig maak ik me ook nog ernstig druk over controle hebben over mijn data. Als je dingen wilt doen met AI, heb je informatievaardigheden nodig. Zonder informatiegeletterdheid geen digitale geletterdheid. En dat is cruciaal om goed van AI te kunnen profiteren. Informatiegeletterdheid wordt als woord veel gebruikt, maar we geven het de verkeerde betekenis. In praktijk betekent het dat je weet hoe je een bron op waarde moet schatten, maar informatiegeletterdheid gaat wat mij betreft veel verder. Het gaat over het kunnen vangen, opslaan, bewaren, vinden, ordenen, herordenen, filteren, sorteren, onderling verbinden, metadateren, delen en publiceren van je informatie. In seconden, niet in minuten. Kijk je door die lens, dan valt bijna elke tool die nu door organisaties wordt opgedrongen, af.’
WETTELIJKE BEPERKINGEN
En wettelijke beperkingen dan? ‘Mensen denken dat de archiefwet en de AVG je verbieden informatie op te slaan op je eigen computer, maar ik heb daar diepgaand onderzoek naar gedaan en het blijkt een vals frame te zijn. Onwetende informatieprofessionals gebruiken het om medewerkers te beperken in het omgaan met hun eigen informatie. Ik heb ontdekt dat je zelfs gestructureerd en geautomatiseerd persoonsgegevens mag verwerken, mits je die informatie nooit met iemand deelt. Dat laatste zeggen ze er alleen niet bij. Er is veel angst, onzekerheid en onduidelijkheid over hoe die wetten in elkaar zitten. Ik heb het uitvoerig besproken met allerlei experts, en het blijkt dat de meeste experts maar een stukje van de puzzel benoemen in plaats van dat ze het hele beeld geven. De consequentie is dat veel medewerkers in Nederland worden beperkt in het kunnen verwerken van hun kennis en informatie. En dan vinden we het raar dat de overheid voortdurend externen moet inhuren die dit wél kunnen en doen? Het begint dus met medewerkers voorlichten, trainen, inspireren en opvoeden.’
INFORMATIE ANDERS BEKIJKEN
‘We zijn in een nieuw tijdperk aanbeland rondom het omgaan met kennis en informatie’, gaat Aslander verder. ‘Onder de verzamelterm PKM zijn wereldwijd miljoenen mensen ermee bezig. Ze delen hun PKM-kennis op fora zoals Reddit, en bij de Nederlandse Digitale Fitheid-community en de internationale variant Digital Fitness. In maart 2026 organiseren we voor de derde keer de PKM Summit, waar uit 21 landen meer dan tweehonderd experts en amateurs bij elkaar komen, en een groot deel van de denkers op dit vlak wereldwijd. Iets waar we trots op mogen zijn. Van de deelnemers dit jaar waren er slechts twee informatieprofessional. De informatieprofessionals weten de weg naar de informatieamateurs kennelijk nog niet te vinden, die hen links en rechts inhoudelijk aan het inhalen zijn. Tijd voor actie dus.’
Dat begint volgens hem met een diep besef dat het document een rudimentair overblijfsel is van vroeger, namelijk het archiefmappentijdperk, en dat het ons niet langer dient. ‘Als iemand informatie zoekt, is die in de meeste situaties niet op zoek naar een document, maar naar een stukje informatie in dat document. Notulen opslaan in een document? Werkdocumenten maken? Onhandig. We moeten op een andere manier naar informatie gaan kijken. De meeste brokjes informatie, ik noem ze micronotities, zijn hooguit een paar woorden, zinnen of paragrafen lang en verdienen het niet om in een document terecht te komen.’
BLOEDSERIEUS NEMEN
Informatie is overal, en we zijn er de hele dag mee bezig. Vanaf het moment dat we wakker worden tot we gaan slapen verwerken we informatie. We horen iets interessants in een podcast, krijgen een ingeving tijdens een Netflix-documentaire, lezen een feitje in de krant, lezen informatie in een nieuwsbrief, blog, mail, app, op LinkedIn, we horen dingen tijdens een gesprek in de trein, of tijdens een brainstorming of vergadering. ‘Allemaal potentieel waardevolle informatie-elementen. Hoe vang je die handig? Dat doet iedereen op zijn eigen manier, waardoor ook de workflow van elke individuele medewerker er anders uitziet. De een heeft de notitie-app van zijn iPhone volstaan, de ander heeft een harde schijf vol screenshots.’
Informatieprofessionals zijn geneigd dat type informatiehuishouding ‘niet je werk’ te noemen, ervaart Aslander. ‘Het is wél je werk, want je werk is je opleiding, ervaring, skills, talenten, training, intuïtie, netwerk, plus het geheel aan microbrokjes informatie waar je snel bij wilt kunnen. Degenen die er wel snel bij kunnen, kunnen meer waarde toevoegen aan het collectief. Het zou mij dus een lief ding waard zijn als organisaties dit onderwerp bloedserieus gaan nemen. Organisaties die dat al doen, zoals Voys in Groningen of het overheidsbedrijf WeGo4It in Den Haag, zijn sneller en succesvoller. Snelheid is geen doel op zich, maar medewerkers zijn wel tevredener want de frictie die deze nalatigheid veroorzaakt op de werkvloer, is de directe bron van burn-out, uitval en gebrek aan werkplezier.’
BEGINNEN MET PKM
Hoe begin je met PKM in je organisatie of bedrijf? ‘Organisaties willen het vaak top-down aanpakken, maar dat werkt bij PKM niet. Empower individuele medewerkers. Want iedere medewerker heeft andere PKM-behoeften en al die breinen werken anders.’ Is er bij het management angst dat privé- en zakelijk vergaarde informatie door elkaar gaan lopen? Die gedachte is niet meer van deze tijd, vindt Aslander. ‘Organisaties denken nog steeds dat er een Berlijnse muur hoort tussen werk en privé. Ons hoofd maakt dat onderscheid niet. Van alle informatie en kennis die je in je leven vergaart, neem je een groot deel mee naar je organisatie, in je rol als werknemer. Het kan best zijn dat je op dit moment privé een boek leest dat pas over een jaar voor je werk relevant wordt, omdat je die functie domweg nu nog niet hebt. Toch fijn als je de boekgegevens dan binnen enkele seconden kunt terugvinden.’
Werkgevers moeten dus niet krampachtig omgaan met die Berlijnse muur als het gaat om informatie, stelt hij. ‘Ik adviseer iedereen om zijn privélaptop mee naar het werk te nemen en daarop een eigen kennisbibliotheek in te richten, met PKM-tools zoals wij dat noemen. Om privacyredenen bij voorkeur een tool die lokaal draait en waar alleen jij bij kunt, want je werkgever heeft er niks in te zoeken. Ik denk dat we het normaal moeten gaan vinden dat mensen hun eigen devices en tools meenemen. Zoals ik al eerder aangaf zitten de archiefwet en de AVG ons niet in de weg; je mag bijvoorbeeld informatie gestructureerd en geautomatiseerd verwerken, zolang je die gebruikt voor je eigen denkproces.’
METAWERK BELANGRIJKER DAN WERK
Wachten tot je werkgever in beweging komt is onnodig tijdverlies, zegt hij. ‘De grap is dat in elke organisatie waarschijnlijk mensen werken die er allang mee bezig zijn. Alleen praten ze daar niet over, omdat ze denken dat de baas er niet blij van wordt. Jammer, want dan kun je ook niks van ze leren. Veel PKM’ers gebruiken Obsidian als tool; daar schreef ik een boek over. Obsidian is een lokale, extreem krachtige tool die met het Markdown-format werkt. Het grote voordeel van dit format is dat het machineleesbaar is, enorm toekomstbestendig en extreem snel. Mensen die het gebruiken kunnen in seconden hun kennis en informatie terugvinden en zijn dus blijer, slagvaardiger en succesvoller.’
De kennis die nodig is in een organisatie, is meestal al in huis, weet Aslander. ‘Alleen wordt er niet over die kennis gesproken, omdat we niet snappen dat het metawerk belangrijker is dan het werk. Bijna alle ellende in uitvoeringsorganisaties ontstaat doordat we het metawerk vergeten te doen.’
OVERBELASTE PREFRONTALE CORTEX
Metawerk is het werk dat je doet om je echte werk te kunnen doen. ‘Een chef-kok bereidt alles voor en zet het in bakjes klaar. Ook bij kenniswerk kun je de voorbereiding maar beter heel serieus nemen. Maar de meeste mensen worden geleefd door de waan van de dag, rollen van vergadering naar vergadering, zijn druk in de weer met documenten en e-mail. Ze zijn daardoor te druk met te veel, waardoor hun prefrontale cortex overbelast is en ze niet meer goed kunnen nadenken. Het eerste wat er gebeurt bij een vol hoofd is dat je vermogen om hoofdzaken en bijzaken te onderscheiden uitgeschakeld wordt. Voor je het weet ben je vooral bezig met bijzaken. Metawerk doen is een deel van je tijd besteden aan de cognitieve mise-en-place, ofwel die voorbereidende werkzaamheden om je werk sneller te kunnen doen. Dat betekent dus nadenken over vragen als: welke informatie-elementen komen vaak voor in mijn werk en hoe kan ik daar snel bij? Zulke basisvaardigheden hebben de meeste mensen nooit geleerd.’
WAT WIL JE VASTLEGGEN?
Notities maken van bijna alles is net zomin helpend als notities maken van niets. Hoe pakken ervaren PKM’ers dat aan? ‘Toen Alice in Wonderland de Cheshire kat tegenkwam, vroeg ze hem de weg. “Waar wil je dan naartoe?”, vroeg de kat. “Dat weet ik eigenlijk niet”, zei Alice. Toen zei de kat: “Dan maakt het ook niet uit waar je naartoe gaat”. Je zou gewoon kunnen beginnen met een lijstje maken van de informatie-elementen die in je dagelijks leven vaak voorkomen, die je wilt vastleggen. Zelf heb ik dat heel uitgebreid gedaan. Voor veel mensen geldt dat ze informatie willen vastleggen over de boeken die ze lezen, over hun onderzoeksonderwerpen, over de locaties die ze bezoeken en over de organisaties en personen die ze ontmoetten en spreken. Ik leg zelf nog dertig andere elementen vast, omdat ik gezien heb hoe groot het rendement daarvan is.’
SCHAT AAN INFORMATIEKAPITAAL
‘Een fijn element aan PKM is dat we eindelijk de hyperlink gebruiken waarvoor die ooit bedoeld was’, zegt Aslander. ‘Toen ingenieur Vannevar Bush in 1945 in The Atlantic in zijn essay As We May Think de hyperlink voorzag, zag hij dat als een link tussen informatie. Op basis daarvan bedacht Ted Nelson het woord hyperlink in 1965, die pas in de jaren negentig half is geïmplementeerd. Het is waanzinnig dat we honderden miljoenen brokjes informatie via een hyperlink kunnen vinden op het internet voor de buitenwereld. Nick Milo, een vooraanstaand denker in de PKM-gemeenschap, zegt terecht: “We hebben eigenlijk nog geen internet voor our inner world.” Dat is waar PKM over gaat, het creëren van je eigen privé-internet. In tools zoals Obsidian gebruik je de hyperlink zoals die bedoeld was, namelijk bi-directioneel, twee kanten op in plaats van één kant. Dan heb je dus een rijk web van verbonden informatie. Want jouw harde schijf heeft geen idee dat een bepaalde Linkedin-post iets met een document van twee jaar geleden te maken had kunnen hebben en met dat ene contact in jouw adresboek. Dat is zonde, we zitten allemaal op een schat aan informatiekapitaal, maar we hebben het in ouwe sokken gestopt: mappen, submappen en documenten.’
VLEUGELS EN RAKETMOTOR
‘Gekoppeld aan AI geeft PKM me niet alleen vleugels, maar ook nog een raketmotor’, besluit hij. ‘De kwaliteit van de informatie die ik aan AI kan geven en daardoor kan bevragen, hangt af van de kwaliteit van de informatie die ik heb bewaard in mijn PKM-systeem. Binnenkort kan ik zelfs lokaal, dus privacy first, AI-sets laten praten met mijn opgeslagen informatie. Meesterschaker Kasparov verloor lang geleden van supercomputer Deep Blue, maar toen hij ging samenwerken met Deep Blue waren ze samen onverslaanbaar. De kracht zit in menselijke intuïtie plus de magie van technologie. Die kracht gun ik iedereen.’
Martijn Aslander heeft sinds het septembernummer dit jaar een column in vakblad IP, zie ook elders in deze editie. <
IP | vakblad voor informatieprofessionals | 07 / 2025
Cathelijne Esser
Journalist en communicatieadviseur voor pioniers
CATHELIJNE ESSER
PERSOONLIJK KENNISMANAGEMENT
Gedurende ons leven verzamelen we een schat aan persoonlijke kennis en informatie, die we privé en in onze professionele rollen gebruiken. Aan zo’n bibliotheek van informatie heb je veel meer als je er snel toegang toe hebt. Maar met het ontsluiten van die kennis en informatie gaat het vaak mis, constateert technologiefilosoof Martijn Aslander. ‘We hebben eigenlijk nooit geleerd hoe dat moet.’ Persoonlijk kennismanagement is het vakgebied dat daar oplossingen voor aanreikt.
Martijn Aslander
Daniel Maissan
We lopen veel creativiteit en slagkracht mis als ons persoonlijk kennismanagement (PKM) niet op orde is, stelt Aslander onomwonden. Hij noemt PKM daarom ook wel personal knowledge mastery. In het tijdperk van AI een onderwerp dat extra aandacht verdient, vindt hij, omdat AI meer oplevert als je PKM goed geregeld is. ‘Informatie is een vorm van kapitaal dat je kunt verzilveren, maar het gekke is dat zelfs bibliothecarissen en informatieprofessionals zich daar nog onvoldoende van bewust zijn.’
‘Het overgrote deel van de informatie die we gebruiken om ons werk goed te kunnen doen, verzamelen we op apparaten van de baas, die daar onvoldoende voor uitgerust zijn’, vertelt hij. ‘Hoe snel je bij je informatiekapitaal kunt, noem ik je informatieliquiditeit. Voor goed PKM zijn twee dingen nodig: een lage drempel om kennis te vangen en toe te voegen, én psychologische veiligheid om je kennis te willen delen. Die twee ontbreken in bijna alle bedrijven en organisaties. En als je niet weet hoe je informatie moet noemen, waar je het neerzet en hoe je het terugvindt, dan heb je toch een probleem. Elke medewerker kost het gemiddeld 240 uur per jaar om informatie terug te vinden waarvan hij zeker wist dat-ie het had opgeslagen. Het effect van onvindbare informatie is dat je een paar honderd uur besteedt om te compenseren wat je kwijt bent.’
INFORMATIEGELETTERDHEID
We moeten allemaal veel meer denken als een bibliothecaris, namelijk in informatiecategorieën en -structuren, vervolgt Aslander. ‘Ik denk al twee decennia na over het vangen, toegankelijk maken en houden van mijn informatie. Tegenwoordig maak ik me ook nog ernstig druk over controle hebben over mijn data. Als je dingen wilt doen met AI, heb je informatievaardigheden nodig. Zonder informatiegeletterdheid geen digitale geletterdheid. En dat is cruciaal om goed van AI te kunnen profiteren. Informatiegeletterdheid wordt als woord veel gebruikt, maar we geven het de verkeerde betekenis. In praktijk betekent het dat je weet hoe je een bron op waarde moet schatten, maar informatiegeletterdheid gaat wat mij betreft veel verder. Het gaat over het kunnen vangen, opslaan, bewaren, vinden, ordenen, herordenen, filteren, sorteren, onderling verbinden, metadateren, delen en publiceren van je informatie. In seconden, niet in minuten. Kijk je door die lens, dan valt bijna elke tool die nu door organisaties wordt opgedrongen, af.’
WETTELIJKE BEPERKINGEN
En wettelijke beperkingen dan? ‘Mensen denken dat de archiefwet en de AVG je verbieden informatie op te slaan op je eigen computer, maar ik heb daar diepgaand onderzoek naar gedaan en het blijkt een vals frame te zijn. Onwetende informatieprofessionals gebruiken het om medewerkers te beperken in het omgaan met hun eigen informatie. Ik heb ontdekt dat je zelfs gestructureerd en geautomatiseerd persoonsgegevens mag verwerken, mits je die informatie nooit met iemand deelt. Dat laatste zeggen ze er alleen niet bij. Er is veel angst, onzekerheid en onduidelijkheid over hoe die wetten in elkaar zitten. Ik heb het uitvoerig besproken met allerlei experts, en het blijkt dat de meeste experts maar een stukje van de puzzel benoemen in plaats van dat ze het hele beeld geven. De consequentie is dat veel medewerkers in Nederland worden beperkt in het kunnen verwerken van hun kennis en informatie. En dan vinden we het raar dat de overheid voortdurend externen moet inhuren die dit wél kunnen en doen? Het begint dus met medewerkers voorlichten, trainen, inspireren en opvoeden.’
INFORMATIE ANDERS BEKIJKEN
‘We zijn in een nieuw tijdperk aanbeland rondom het omgaan met kennis en informatie’, gaat Aslander verder. ‘Onder de verzamelterm PKM zijn wereldwijd miljoenen mensen ermee bezig. Ze delen hun PKM-kennis op fora zoals Reddit, en bij de Nederlandse Digitale Fitheid-community en de internationale variant Digital Fitness. In maart 2026 organiseren we voor de derde keer de PKM Summit, waar uit 21 landen meer dan tweehonderd experts en amateurs bij elkaar komen, en een groot deel van de denkers op dit vlak wereldwijd. Iets waar we trots op mogen zijn. Van de deelnemers dit jaar waren er slechts twee informatieprofessional. De informatieprofessionals weten de weg naar de informatieamateurs kennelijk nog niet te vinden, die hen links en rechts inhoudelijk aan het inhalen zijn. Tijd voor actie dus.’
Dat begint volgens hem met een diep besef dat het document een rudimentair overblijfsel is van vroeger, namelijk het archiefmappentijdperk, en dat het ons niet langer dient. ‘Als iemand informatie zoekt, is die in de meeste situaties niet op zoek naar een document, maar naar een stukje informatie in dat document. Notulen opslaan in een document? Werkdocumenten maken? Onhandig. We moeten op een andere manier naar informatie gaan kijken. De meeste brokjes informatie, ik noem ze micronotities, zijn hooguit een paar woorden, zinnen of paragrafen lang en verdienen het niet om in een document terecht te komen.’
BLOEDSERIEUS NEMEN
Informatie is overal, en we zijn er de hele dag mee bezig. Vanaf het moment dat we wakker worden tot we gaan slapen verwerken we informatie. We horen iets interessants in een podcast, krijgen een ingeving tijdens een Netflix-documentaire, lezen een feitje in de krant, lezen informatie in een nieuwsbrief, blog, mail, app, op LinkedIn, we horen dingen tijdens een gesprek in de trein, of tijdens een brainstorming of vergadering. ‘Allemaal potentieel waardevolle informatie-elementen. Hoe vang je die handig? Dat doet iedereen op zijn eigen manier, waardoor ook de workflow van elke individuele medewerker er anders uitziet. De een heeft de notitie-app van zijn iPhone volstaan, de ander heeft een harde schijf vol screenshots.’
Informatieprofessionals zijn geneigd dat type informatiehuishouding ‘niet je werk’ te noemen, ervaart Aslander. ‘Het is wél je werk, want je werk is je opleiding, ervaring, skills, talenten, training, intuïtie, netwerk, plus het geheel aan microbrokjes informatie waar je snel bij wilt kunnen. Degenen die er wel snel bij kunnen, kunnen meer waarde toevoegen aan het collectief. Het zou mij dus een lief ding waard zijn als organisaties dit onderwerp bloedserieus gaan nemen. Organisaties die dat al doen, zoals Voys in Groningen of het overheidsbedrijf WeGo4It in Den Haag, zijn sneller en succesvoller. Snelheid is geen doel op zich, maar medewerkers zijn wel tevredener want de frictie die deze nalatigheid veroorzaakt op de werkvloer, is de directe bron van burn-out, uitval en gebrek aan werkplezier.’
BEGINNEN MET PKM
Hoe begin je met PKM in je organisatie of bedrijf? ‘Organisaties willen het vaak top-down aanpakken, maar dat werkt bij PKM niet. Empower individuele medewerkers. Want iedere medewerker heeft andere PKM-behoeften en al die breinen werken anders.’ Is er bij het management angst dat privé- en zakelijk vergaarde informatie door elkaar gaan lopen? Die gedachte is niet meer van deze tijd, vindt Aslander. ‘Organisaties denken nog steeds dat er een Berlijnse muur hoort tussen werk en privé. Ons hoofd maakt dat onderscheid niet. Van alle informatie en kennis die je in je leven vergaart, neem je een groot deel mee naar je organisatie, in je rol als werknemer. Het kan best zijn dat je op dit moment privé een boek leest dat pas over een jaar voor je werk relevant wordt, omdat je die functie domweg nu nog niet hebt. Toch fijn als je de boekgegevens dan binnen enkele seconden kunt terugvinden.’
Werkgevers moeten dus niet krampachtig omgaan met die Berlijnse muur als het gaat om informatie, stelt hij. ‘Ik adviseer iedereen om zijn privélaptop mee naar het werk te nemen en daarop een eigen kennisbibliotheek in te richten, met PKM-tools zoals wij dat noemen. Om privacyredenen bij voorkeur een tool die lokaal draait en waar alleen jij bij kunt, want je werkgever heeft er niks in te zoeken. Ik denk dat we het normaal moeten gaan vinden dat mensen hun eigen devices en tools meenemen. Zoals ik al eerder aangaf zitten de archiefwet en de AVG ons niet in de weg; je mag bijvoorbeeld informatie gestructureerd en geautomatiseerd verwerken, zolang je die gebruikt voor je eigen denkproces.’
METAWERK BELANGRIJKER DAN WERK
Wachten tot je werkgever in beweging komt is onnodig tijdverlies, zegt hij. ‘De grap is dat in elke organisatie waarschijnlijk mensen werken die er allang mee bezig zijn. Alleen praten ze daar niet over, omdat ze denken dat de baas er niet blij van wordt. Jammer, want dan kun je ook niks van ze leren. Veel PKM’ers gebruiken Obsidian als tool; daar schreef ik een boek over. Obsidian is een lokale, extreem krachtige tool die met het Markdown-format werkt. Het grote voordeel van dit format is dat het machineleesbaar is, enorm toekomstbestendig en extreem snel. Mensen die het gebruiken kunnen in seconden hun kennis en informatie terugvinden en zijn dus blijer, slagvaardiger en succesvoller.’
De kennis die nodig is in een organisatie, is meestal al in huis, weet Aslander. ‘Alleen wordt er niet over die kennis gesproken, omdat we niet snappen dat het metawerk belangrijker is dan het werk. Bijna alle ellende in uitvoeringsorganisaties ontstaat doordat we het metawerk vergeten te doen.’
OVERBELASTE PREFRONTALE CORTEX
Metawerk is het werk dat je doet om je echte werk te kunnen doen. ‘Een chef-kok bereidt alles voor en zet het in bakjes klaar. Ook bij kenniswerk kun je de voorbereiding maar beter heel serieus nemen. Maar de meeste mensen worden geleefd door de waan van de dag, rollen van vergadering naar vergadering, zijn druk in de weer met documenten en e-mail. Ze zijn daardoor te druk met te veel, waardoor hun prefrontale cortex overbelast is en ze niet meer goed kunnen nadenken. Het eerste wat er gebeurt bij een vol hoofd is dat je vermogen om hoofdzaken en bijzaken te onderscheiden uitgeschakeld wordt. Voor je het weet ben je vooral bezig met bijzaken. Metawerk doen is een deel van je tijd besteden aan de cognitieve mise-en-place, ofwel die voorbereidende werkzaamheden om je werk sneller te kunnen doen. Dat betekent dus nadenken over vragen als: welke informatie-elementen komen vaak voor in mijn werk en hoe kan ik daar snel bij? Zulke basisvaardigheden hebben de meeste mensen nooit geleerd.’
WAT WIL JE VASTLEGGEN?
Notities maken van bijna alles is net zomin helpend als notities maken van niets. Hoe pakken ervaren PKM’ers dat aan? ‘Toen Alice in Wonderland de Cheshire kat tegenkwam, vroeg ze hem de weg. “Waar wil je dan naartoe?”, vroeg de kat. “Dat weet ik eigenlijk niet”, zei Alice. Toen zei de kat: “Dan maakt het ook niet uit waar je naartoe gaat”. Je zou gewoon kunnen beginnen met een lijstje maken van de informatie-elementen die in je dagelijks leven vaak voorkomen, die je wilt vastleggen. Zelf heb ik dat heel uitgebreid gedaan. Voor veel mensen geldt dat ze informatie willen vastleggen over de boeken die ze lezen, over hun onderzoeksonderwerpen, over de locaties die ze bezoeken en over de organisaties en personen die ze ontmoetten en spreken. Ik leg zelf nog dertig andere elementen vast, omdat ik gezien heb hoe groot het rendement daarvan is.’
SCHAT AAN INFORMATIEKAPITAAL
‘Een fijn element aan PKM is dat we eindelijk de hyperlink gebruiken waarvoor die ooit bedoeld was’, zegt Aslander. ‘Toen ingenieur Vannevar Bush in 1945 in The Atlantic in zijn essay As We May Think de hyperlink voorzag, zag hij dat als een link tussen informatie. Op basis daarvan bedacht Ted Nelson het woord hyperlink in 1965, die pas in de jaren negentig half is geïmplementeerd. Het is waanzinnig dat we honderden miljoenen brokjes informatie via een hyperlink kunnen vinden op het internet voor de buitenwereld. Nick Milo, een vooraanstaand denker in de PKM-gemeenschap, zegt terecht: “We hebben eigenlijk nog geen internet voor our inner world.” Dat is waar PKM over gaat, het creëren van je eigen privé-internet. In tools zoals Obsidian gebruik je de hyperlink zoals die bedoeld was, namelijk bi-directioneel, twee kanten op in plaats van één kant. Dan heb je dus een rijk web van verbonden informatie. Want jouw harde schijf heeft geen idee dat een bepaalde Linkedin-post iets met een document van twee jaar geleden te maken had kunnen hebben en met dat ene contact in jouw adresboek. Dat is zonde, we zitten allemaal op een schat aan informatiekapitaal, maar we hebben het in ouwe sokken gestopt: mappen, submappen en documenten.’
VLEUGELS EN RAKETMOTOR
‘Gekoppeld aan AI geeft PKM me niet alleen vleugels, maar ook nog een raketmotor’, besluit hij. ‘De kwaliteit van de informatie die ik aan AI kan geven en daardoor kan bevragen, hangt af van de kwaliteit van de informatie die ik heb bewaard in mijn PKM-systeem. Binnenkort kan ik zelfs lokaal, dus privacy first, AI-sets laten praten met mijn opgeslagen informatie. Meesterschaker Kasparov verloor lang geleden van supercomputer Deep Blue, maar toen hij ging samenwerken met Deep Blue waren ze samen onverslaanbaar. De kracht zit in menselijke intuïtie plus de magie van technologie. Die kracht gun ik iedereen.’
Martijn Aslander heeft sinds het septembernummer dit jaar een column in vakblad IP, zie ook elders in deze editie. <
IP | vakblad voor informatieprofessionals | 07 / 2025
