Werken aan duurzaamheid in nationale bibliotheken

De hoofdtaak van bibliotheken is het behouden en beschikbaar stellen van boeken, kranten, tijdschriften enzovoort. Dat gebeurt op twee manieren: fysiek en digitaal. Voor het fysieke deel is in de KB de afgelopen tijd veel werk verzet: de klimaatinstallaties zijn geoptimaliseerd, de setpoints zijn wat ruimer ingesteld, en uiteindelijk, over enkele jaren, gaat de collectie zelfs verhuizen naar een volledig nieuw gerobotiseerd magazijn. Vanwege dit robotsysteem is er geen menselijk comfort nodig; ook kan een veel hogere dichtheid in de opslag worden bereikt. Hiervoor is een specifiek gebouw ontworpen, met als groot voordeel dat klimaatinstallaties niet meer nodig zijn. De fysieke opslag zal daardoor vanaf 2026 zeer duurzaam zijn geworden.

VERDERE DIGITALISERING
Aan de andere kant gebeurt er eveneens veel op digitaal gebied. De digitalisering van de collecties neemt steeds verder toe. Ook worden deze digitale kopieën steeds gedetailleerder: er worden meer metadata gegenereerd en meer functionaliteiten toegevoegd, en de resolutie van foto’s en scans wordt hoger. Daarnaast breiden het gebruik van en de mogelijkheden met de digitale collecties zich uit. Denk aan het inleren van ChatGPT en andere AI-tools, het streamen van luisterboeken en het in virtual reality bekijken van pop-upboeken.
Als maatschappelijke organisatie is de KB zich bewust van haar energiegebruik en uitstoot. De totale ecologische voetafdruk zou kleiner moeten worden, maar neemt echter toe. Dit komt vooral door de digitale processen. Het is voor de KB alleen niet inzichtelijk hoe haar energiegebruik is verdeeld over de diverse diensten en processen.

VERGELIJKBARE SITUATIES
Uit een studie van het Nationaal Archief (Van Hoek, 2023) blijkt dat het energiegebruik van het Nationaal Archief voor circa 20 procent is toe te schrijven aan het fysieke gedeelte van de archieven en voor ongeveer 80 procent aan de digitale diensten. Dit is een erg groot deel; het ligt in de lijn der verwachting dat de situatie bij de KB vergelijkbaar is.
Uit oriënterende gesprekken blijkt dat ook andere grote bibliotheken, zoals The British Library en de Schweizerische Nationalbibliothek, met eenzelfde problematiek kampen. Ook zij zouden graag meer inzicht willen hebben, zowel in de fysieke als in de digitale processen.

BIBLIOTHEEKPROCESSEN
Meestal wordt een digitaal boek als een object gezien: een bepaald type bestand met een naam en een locatie, en omschreven met metadata. Hierin lijkt het sterk op een fysiek boek. Sommige digitale boeken zijn echter méér dan dat: digital only of digital born publicaties kunnen interactiever zijn en bevatten soms ook geluid en beeld. Daarnaast zijn digitale boeken veel eenvoudiger te doorzoeken (full-text) en veelzijdiger te gebruiken.
Het is van belang om te weten wat de klanten van hun bibliotheek verwachten en graag zouden willen. Veel klanten zijn blij met een volledige tekst die ze in hun eigen tempo en op hun eigen gewenste medium kunnen lezen. Deze klanten bedien je met een fysiek boek even goed als met een digitaal boek. Gaat het echter om onderzoek, dan is soms het fysieke boek noodzakelijk. Bijvoorbeeld wanneer inkt of papier wordt geanalyseerd, druktechnieken worden vergeleken of de wijze van inbinden van boeken wordt onderzocht. Soms, bijvoorbeeld bij het analyseren van een handschrift of het zoeken naar afbeeldingen, kan een hogeresolutiescan volstaan in plaats van het papieren exemplaar, en soms kan het digitale exemplaar de voorkeur hebben, bijvoorbeeld wanneer een klant zich ver weg bevindt of wanneer automatisch voorlezen is gewenst.

FYSIEK EN DIGITAAL PAD
Voor een heleboel processen binnen een bibliotheek bestaan zowel een fysiek als een digitaal pad. Het verzamelen, opslaan, beschikbaar stellen en onderhouden zijn hier onderdelen van. Een nieuw fysiek boek wordt bij binnenkomst ingevoerd in het zoeksysteem, er worden metadata aan toegekend en het boek wordt gecontroleerd en indien nodig schoongemaakt. Vervolgens krijgt het een barcode en een standplaats. Op deze standplaats binnen een depotomgeving vindt interventie plaats. Denk aan het continu beheersen van het binnenklimaat, het regelen van brandveiligheid, het minimaliseren van risico op waterschade, het controleren van de condities et cetera. Op het moment van uitleen wordt het fysieke boek opgehaald en naar de leeszaal gebracht, om vervolgens na een routinecontrole weer terug in het depot te worden gezet.
Een nieuw digitaal boek wordt eveneens ingevoerd in het systeem en krijgt metadata toegekend. Het bestand wordt gecontroleerd en op een unieke standplaats op een server gezet. Deze server gebruikt energie om alle bestanden beschikbaar te maken en te houden. Met regelmaat worden de bestanden gecontroleerd, en af en toe worden ze zelfs actief gemigreerd. Op het moment van uitleen wordt het bestand gekopieerd en naar de gebruiker gestuurd.

STAPPEN IN KAART
Er bestaat ook een wisselwerking tussen de digitale en de fysieke objecten. Door een digitaal boek te verstrekken loopt het fysieke boek minder risico op beschadiging of vermissing. Dat is vooral bij kwetsbare en unieke werken een groot voordeel. Door het fysieke boek te bewaren kan in een later stadium een beter digitaal boek worden samengesteld door technische verbeteringen aan bijvoorbeeld scanapparatuur.
Alle bovenstaande processtappen kunnen in kaart worden gebracht. Bovendien kan bij elke stap worden vastgesteld welke hulpbronnen nodig zijn (zoals materiaal, energie of menselijke arbeid).

CLIMATE & CULTURAL HERITAGE
In 2024 hopen we te starten met een Europees project onder het Joint Programming Initiative (JPI) on Climate & Cultural Heritage. De projectaanvraag ligt inmiddels ter beoordeling bij de EU. De Technische Universiteit Delft, de University of Surrey en de Berner Fachhochschule gaan door middel van een volledige levenscyclusanalyse in kaart brengen wat de voetafdrukken van zowel het fysieke als het digitale collectiebeheer en -behoud zijn. Als casestudies dienen The British Library, de Schweizerische Nationalbibliothek en de KB. Hierbij zullen meerdere gebouwen en ook meerdere digitale landschappen worden onderzocht.
Belangrijk om aan te geven is dat de levenscyclusanalyse zowel op milieutechnisch, sociaal-cultureel als financieel gebied plaatsvindt. Dus naast een bepaalde milieubelasting worden er ook diensten van maatschappelijk nut mee vervuld en hangt er een geldelijke waarde aan een proces of dienst. Een ander nuttig aspect is dat de bibliotheken onderling veel informatie gaan uitwisselen over hun werkwijzen. Wellicht is de ene bibliotheek veel verder in het digitaliseren dan de andere, of liggen er andere wettelijke taken onder de gemaakte keuzes.

DOEL VAN HET PROJECT
Het uiteindelijke doel is om goed in kaart te hebben gebracht wat de impact van elk onderdeel is. Zo weten we straks bijvoorbeeld wat het kost om 1 meter boekenplank in het depot te hebben staan versus wat het kost om 1 GB aan data online beschikbaar te hebben. Ook zoeken we naar methoden om beide in elkaar om te rekenen, zodat we zo eerlijk mogelijk kunnen vergelijken.
Niet alleen kan hierdoor op duurzaamheid worden gestuurd (nauwelijks geraadpleegde boeken slaan we bijvoorbeeld liever alleen fysiek op en scannen we slechts als dat nodig blijkt), het kan ook de duurzaamheidskansen binnen elk proces duiden (nu plaatst de KB vrijwel alles in de cloud, maar zijn daar energiezuiniger alternatieven voor?). Bovendien is extra transparantie over duurzaamheid naar de klanten toe mogelijk (‘We sturen je nu alleen de tekst met previews van de afbeeldingen. Ben je echt op zoek naar de hogeresolutieafbeeldingen? Klik hier en we sturen je deze ook, maar dat levert een CO₂-productie op van zoveel gram’). Uiteindelijk kan hiermee op managementniveau worden beslist wat de best passende wijze is binnen het huidige beleid.

PERSPECTIEF
Binnen de KB lopen ook andere onderzoeken. Belangrijk om ons af te vragen is wat we verwachten van de bibliotheek over vijf, tien of vijftig jaar. Dan kunnen we voorsorteren op hoe zowel het digitale als het fysieke landschap kan worden vormgegeven om zo goed mogelijk aan te sluiten bij deze prognose.

> De Onderzoeksgroep Conservering is onderdeel van de afdeling Onderzoek van de KB en richt zich op kennis over en behoud van fysieke bibliotheekmaterialen en de daarbij horende technieken en methoden. De bibliotheekmaterialen zijn zeer divers; naast perkament en papier worden tegenwoordig ook kunststoffen gebruikt, bevatten inkten door de eeuwen heen de meest uiteenlopende stoffen en zijn boeken vaak samenstellingen van diverse materialen met heel uiteenlopende eigenschappen.

Benieuwd naar andere afleveringen van de KB-onderzoeksrubriek? Je vindt ze in het online archief op informatieprofessional.nl.  <

IP | vakblad voor informatieprofessionals | 07 / 2023