> Reageren op de inhoud? Mail naar redactie@informatieprofessional.nl of deel je gedachten op LinkedIn. <

Pak in de supermarkt een doos pannenkoekmix en je ziet in een oogopslag wat erin zit: bloem, melkpoeder, zout. Een ingrediëntenlijst die context geeft bij de inhoud van het doosje. Bij boeken vind je iets vergelijkbaars in het colofon. Van een boek weet je wie de auteur is, welke uitgever erachter zit en wanneer het is verschenen. Maar zodra het gaat om onze eigen informatie vergeten we hoe bruikbaar zo’n lijst is. We bewaren notities, screenshots en pdf’s zonder enige context. Er ontbreken datum, bron en trefwoorden. Alsof je een pak pannenkoekmix in de kast zet zonder etiket. Dan weet je later niet meer of het naturel is, glutenvrij of met boekweit. Handig bewaren lukt zo niet.

ONS BREIN IS GEEN HARDE SCHIJF
David Allen, een van de belangrijkste managementdenkers op aarde, zei het al: je hoofd is er niet om informatie in te bewaren, maar om te denken en te creëren. Voor opslaan heb je papier en computers. Toch blijven we alles in ons hoofd proberen te proppen. Computers zouden dit probleem oplossen, maar hebben het alleen maar vergroot. We bewaren documenten in eindeloze mappenstructuren. Waar hoort dat ene bestand thuis? Bij ‘projecten’, ‘klanten’ of ‘ideeën’? Wat we ook kiezen, het is zeker dat we het later terugzoeken op de verkeerde plek.

EEN HALVE HYPERLINK
Bibliothecarissen werken al sinds de Bibliotheek van Alexandrië met iets dat veel krachtiger is dan mappen: het catalogiseren van informatie. Ze beschrijven wat iets is, zodat het altijd terug te vinden is. Datum, bron, trefwoorden en context. Wat wij nu metadata noemen is voor hen al eeuwenlang de kern van hun vak. Zonder die beschrijvingen wordt zoeken naar informatie als gissen naar welk pak pannenkoekmix glutenvrij is wanneer je bezoek hebt van iemand met een glutenallergie.

De informatiedenkers van de vorige eeuw zagen dit probleem haarscherp. In 1945 schreef Vannevar Bush zijn beroemde essay As We May Think. Hij beschreef de ‘memex’: een denkbeeldige machine die kennis toegankelijk zou maken via een web van verbindingen. Visionair, want over het brein wisten we toen nog nauwelijks hoe het werkte. Midden jaren zestig bouwde Ted Nelson daarop voort met zijn idee van de hyperlink: een tweerichtingsverbinding, net als synapsen in ons brein. Toen Tim Berners-Lee decennia later het web ontwierp, werd dat idee eenrichtingsverkeer. Alsof je met de trein van Amsterdam naar Den Haag gaat en dat bij aankomst het spoor terug ineens verdwenen is. Het web groeide explosief, maar we verloren iets waardevols: informatie die weet welke andere informatie naar haar verwijst. Een gemiste kans van Berners-Lee.

VAN LIJSTJES NAAR NETWERKEN
Wat wij daarvan kunnen leren: informatie hoort niet in een lade, maar in een netwerk. Voeg altijd metadata toe. Maak verbindingen. Zorg dat wat je vandaag noteert zich kan koppelen aan wat je gisteren leerde. Zo bouw je een persoonlijke kennisbibliotheek die meegroeit met je carrière en je leven.

Zonder metadata is je digitale omgeving een kast vol pakken pannenkoekmix zonder etiket. Met metadata wordt ze een voorraadkast waarin alles een duidelijke plek en bestemming heeft.

AI ALS SPIEGEL
Er is nog een ander bijeffect dat steeds zichtbaarder wordt. Ongelofelijk veel mensen experimenteren momenteel met AI. Wat daarbij opvalt, is dat AI vaak de neiging heeft om te gokken – hallucineren, zoals dat heet. Dat gebeurt vooral wanneer we AI voeden met losse brokken informatie zonder context. Geef je een AI een digitale variant van een anoniem pak pannenkoekmix, dan wordt het recept gegarandeerd een rommeltje. Maar geef je dezelfde informatie mét ingrediëntenlijst – metadata over bron, datum en trefwoorden – dan verandert alles. AI kan die context gebruiken om betere verbanden te leggen en relevantere antwoorden te geven.

Het ontbreken van metadata maakt dus niet alleen ónze eigen kennis onbruikbaar, maar zorgt er ook voor dat AI op hol slaat. Metadata zijn de stille kracht die zowel mensen als machines helpt om informatie in een bruikbaar recept te veranderen. Daarom moet je metadata bloedserieus nemen. Dus moet je die niet ergens anders bewaren, maar direct in je bestanden stoppen. De meeste organisaties doen het nu andersom: ze bewaren metadata in aparte systemen, databases of spreadsheets. Die werkwijze moet dringend op de schop. Want juist voor AI is het cruciaal dat informatie en context onlosmakelijk verbonden zijn.

RECEPT VOOR OVERZICHT EN RUST
De les is helder: geef je kennis een ingrediëntenlijst. Beschrijf wat je bewaart en maak verbindingen. Organiseer je informatie zoals bibliothecarissen dat al eeuwen doen: elke notitie een plek, elke plek een doel, alles vindbaar binnen seconden.

Gelukkig zijn er sinds een aantal jaren steeds meer zogeheten PKM-tools (persoonlijk kennismanagement) die dat heel snel en gebruikersvriendelijk maken. Zoals Obsidian, waar ik onlangs een beginnersboek over schreef. Dan ontstaat de rust van een opgeruimde geest. Niet vanuit nostalgie, maar vanuit praktische wijsheid. Metadata zijn het vergeten ingrediënt dat ons helpt om kennis toegankelijk te maken – voor onszelf, voor onze organisaties en, als we het slim aanpakken, zelfs voor de AI-systemen die we steeds vaker gebruiken.