AI IN HET INFORMATIEDOMEIN (25 #2) SIMON BEEN
Artikelenserie over
kunstmatige intelligentie (25 #2)
(25 #1)..|..(25 #2)
Simon Been
Trainer en klankbord voor AI in het informatiedomein en directeur van het Papieren Tijger Netwerk
Wat is de impact van AI op het informatiedomein? In deze artikelenreeks wordt hierop ingezoomd. De artikelen 20 tot en met 24 belichtten al de invloed op vier categorieën informatieprofessionals, artikel 25 brengt die vier bij elkaar. Want de problemen die elke categorie afzonderlijk ervaart – fragmentatie, kwaliteitsrisico’s, verantwoordingsgaten, governance die achterblijft – zijn niet los van elkaar op te lossen. Intussen zingt ieder zijn eigen lied en ontbreekt regie. Hoe word je een koor zonder dirigent? In dit deel #2: de opties.
Hoe regisseer je zonder dirigent? Vanuit de informatieprofessie gezien is dat geen eenvoudig vraagstuk, zo kon je lezen in deel #1. Toch weet je ook dat AI de toekomst van je werk (ingrijpend) gaat veranderen en dat nu het moment is om nog invloed erop te krijgen. Welke opties zijn er?
SOLO GAAN
Specialist. Je kunt het helemaal alleen doen als afdeling of team: kies heel slim een specialisme dat je onmisbaar maakt in het krachtenveld. Stort je bijvoorbeeld compleet op metadata voor Copilot: alleen documenten met ‘definitief’, ‘actueel’, ‘goedgekeurd’ mogen bronnen worden. Of specialiseer je in herkennen van gehallucineerde bronnen of van AI-functies die in ‘normale’ software binnensluipen. Dus pak een herkenbaar AI-probleem en gebruik je eigen expertise voor een praktisch, waardevol organisatievoordeel. Realiseer je dan wel: hoe succesvoller je erin bent, hoe groter de kans dat dat je nieuwe rol wordt. En kies vooral iets dat je niet alleen uitvoerder maakt, maar vooral ook expert.
Hotspotter. Je kent het wel: veel invloed ontstaat als er iets misgaat en je op het juiste moment met de juiste aanpak aankomt. Dat betekent in zekere zin ‘je kans afwachten’ en goed weten wat kansen zijn. Sommige incidenten zijn voorspelbaar, andere vergen wat omdenken of anders framen. En soms is iets kleins genoeg om kwartjes te laten vallen die al tijden aan een haartje hingen. Maar belangrijker dan dat spotten van hete kansen is dit: je terdege voorbereiden. Als het ware moet je een panklare oplossing of aanpak hebben. En weten hoe je op de pijnlijke plek kunt drukken zonder onheilsprofeet of profiteur te worden. Die oplossing moet bovendien begrijpelijk zijn voor management en bestuurders. Vakjargon kan je grootste vijand zijn, net als het opgeheven vingertje. Begrip en meedenken helpen. En vergeet niet: het begint met goed weten wat er allemaal informatiekundig gebeurt onder de motorkap van AI.
SAMEN STERKER STAAN
Dit is natuurlijk de aanpak met het grootste effect. Gelukkig zijn ook hier de nodige mogelijkheden, bij voorkeur in combinatie in te zetten. De makkelijkste lijkt:
Netwerken uitbouwen. Je hoeft het niet alleen te doen en zelfs niet iets nieuws te starten, je kunt ook bouwen op wat er al is. Er zijn al heel wat netwerken binnen organisaties, ook binnen de informatiediscipline, formele en informele. Bekend onder vele namen. Een voorbeeld is overleg rond privacy, security en DIV/archief, al dan niet met ICT en functioneel beheer. Dat draait vooral om risico’s. Een ander bekend overleg focust op de informatiehuishouding in brede zin, met vooral door de wet geagendeerde onderwerpen. Deelnemers vaak: DIV, archief, recordmanagement, informatiemanagement, CIO-office en soms functioneel beheer.
Je zou zeggen: zet AI gewoon op de agenda (oh, staat het al). In beide typen overleggen is het echter één van de onderwerpen die om aandacht concurreert. Ook zijn veel informatiedisciplines – van informatiespecialisten en bibliotheken tot communicatie en kennismanagement – erin buiten beeld. Niet dat letterlijk iedereen altijd om de tafel moet, maar oog voor gezamenlijke belangen is juist de kern van de zaak.
Per saldo. Als het gaat om AI is het natuurlijk belangrijk dat deze platforms er zijn, al was het maar om problemen te signaleren. Doorgaans zijn ze daardoor echter defensief van aard. En dat is precies de onderstroom die al bestaat in management: angst. Maar AI is als de geest uit de fles. Met opgeheven vingertjes kom je er niet meer. Wie neemt verantwoordelijkheid om oplossingen aan te dragen én uit te voeren?
DENK IN HEFBOMEN
Alles begint natuurlijk bij de eigen behoefte om in beweging te komen en die van de andere disciplines. Maar als je dan om de tafel komt, helpt het om zo te denken: wat geeft kracht aan onze stem? Een voorzet:
Mandaten. Veel informatiedisciplines hebben een mandaat vanuit wet, bestuur of unieke functie. Het uitoefenen daarvan is normaliter je doel, maar AI overstijgt dit. Als je de huidige en – zoals de Archiefwet – toekomstige mandaten van verschillende disciplines bijeenneemt kun je een vuist maken: ‘AI raakt aan al deze bestaande verantwoordelijkheden rond werkintelligentie tegelijk.’ Je zoekt geen conflict met andere partijen als ICT, maar benadrukt complementariteit.
Expertises. Een eerste vereiste is goed weten wat er allemaal informatiekundig gebeurt onder de motorkap van AI. Zoek dat uit en breng in kaart welke informatiedisciplines qua expertise raken aan elk van die onderwerpen. Het belang is groot: de organisatie, AI, ICT zijn afhankelijk van informatiekwaliteit, classificatie, statusmetadata, reconstrueerbaarheid, governance. Jullie terrein.
Oplossingen. Zoals bij de hotspotter al stond: kom met oplossingen die praktisch nut bieden en begrijpelijk zijn voor management en bestuurders. Er zijn meerdere manieren om regie over AI te krijgen, zowel qua inhoud als qua organisatie. Over de inhoud hebben we het al genoeg gehad in voorgaande artikelen, tijd voor alternatieve organisatorische oplossingen: andere regievormen, deels formeel, deels officieus.
Als je met elkaar deze drie hefbomen kunt vormgeven, krijg je meer regie over de AI-koers van je organisatie. Combineer het met hefboom 4:
Nulmeting. Maak een gestructureerde maturity scan (bijvoorbeeld deze of deze) van het informatiedomein: hoe volledig zijn de metadata, hoe worden AI-interacties bewaard, wie heeft welk mandaat, welke van de vier risico’s zijn het meest acuut. Dit geeft een concrete aanleiding én een meetbaar startpunt.
HET KOOR: ALTERNATIEVE REGIEVORMEN
Vier suggesties, bij voorkeur gecombineerd:
1. Gildes. Een Gilde is een netwerk van professionals met vergelijkbare belangen en werkterreinen die regelmatig samenkomen: casussen bespreken, patronen herkennen, normen ontwikkelen. Tijd voor Gilde Informatieregie. Of misschien Informatiegilde AI-regie. Het is een leer- en ontwikkelgemeenschap.
Idealiter verbindt dit Gilde alle vier de categorieën. Vooral verbindend is het om meteen in kaart te brengen in welke van de acht rollen men zichzelf herkent. Een eerste gezamenlijk product zou een escalatiematrix kunnen zijn: wie escaleert naar wie bij welk type AI-vraagstuk? Duik erin en je ontdekt meerdere kansen en succesfactoren.
Een Gilde kan best een tijdje onder de radar opereren, maar functioneert uiteraard stukken beter als het wordt gefaciliteerd: tijd, ruimte, legitimatie vanuit management. En: een extern AI-geörienteerd Gilde kan een uitstekende aanvulling zijn of zelfs hét alternatief voor kleinere organisaties.
2. Gidsen. Een Gids is een professional met een extra verantwoordelijkheid: collega’s begeleiden bij vragen. Hier hebben we het over de AI-Gids, met focus op informatie. Hij of zij helpt bij het beoordelen van output, maakt aannames en risico’s bespreekbaar en draagt bij aan gedeelde normen. De gids beslist niet namens anderen, maar ondersteunt bij eigen afwegingen. Het is bij uitstek geen technische helpdesk of politieagent.
Gidsen bevinden zich dicht bij het werk. Hun effectiviteit hangt af van herkenbaarheid, toegankelijkheid en legitimatie vanuit management. Binnen Gildes zijn ze een verbindende schakel: zij brengen wat ze in individuele begeleiding tegenkomen terug naar het gilde, en vertalen gedeelde inzichten naar de dagelijkse praktijk.
3. Governance-ondersteuning. Praktische inhoudelijke vraagstukken rond AI dreigen al snel in botsing te komen met beleid. Governance-ondersteuning is een casusgericht overleg voor dat type informatievraagstukken als die de gids te boven gaan of het bestaande beleid ter discussie stellen. Het adviseert en weegt af. Het beslist niet.
De vaste kern bestaat uit een senior informatieprofessional, een juridisch adviseur, en een programmamanager AI of senior beleidsadviseur die zorgt dat het advies ook daadwerkelijk ergens landt en wordt opgevolgd. Per casus schuift een vakinhoudelijk deskundige aan. Elke casus wordt kort gedocumenteerd, zodat een vergelijkbare vraag later niet van nul af begint.
4. Informatiecoalitie. Terwijl een Gilde een leergemeenschap is en Governance-ondersteuning vooral een escalatiemechanisme vormt, is er gaandeweg waarschijnlijk een plek nodig waar informatiedisciplines gezamenlijke standpunten ontwikkelen over AI-vraagstukken die meerdere disciplines raken. (Al hoeft dat niet: de rol van het Gilde kan hiervoor toereikend blijken of zich uitbreiden naar inhoudelijke beeldvorming, ondersteund door een werkgroep). Een Informatiecoalitie AI met daarin de betreffende informatiedisciplines kan een oplossing zijn: een voertuig voor formuleren én uitdragen van gezamenlijke boodschappen, gedragen door de al genoemde hefbomen.
Wat opvalt in de vier regievormen is dat ze niet hiërarchisch zijn. Iemand ‘de baas’ maken zou ongetwijfeld vragen om moeilijkheden. Wat misschien nog zou kunnen is een regiemodel, met een onafhankelijke generalist die geen hiërarchische macht heeft maar wel een formeel mandaat om samenhang te organiseren. Eigenlijk een must, want informatie is – zeker nu met AI – inmiddels strategischer dan geld of personeel.
HET BESTUUR: DE ULTIEME DIRIGENT?
Misschien is dit wel de belangrijkste regieactie van allemaal. Veel bestuurders hebben rapporten over AI, maar geen ervaringskennis. Ze voelen niet hoe overtuigend fouten klinken en weten niet hoe moeilijk het beoordelen van teksten is, laat staan het zorgen voor goede regie op een dialoog met AI. En dus ook niet hoe AI raakt aan de werkintelligentie van hun organisatie, beperkend en verruimend. Tijd voor:
BoardLabs. Terugkerende korte hands-on sessies voor het bestuur: werken met AI aan echte vraagstukken uit de eigen organisatie. Geen mooie verhalen en handige trucjes, maar levensecht bestuurswerk. Een AI-facilitator leidt de sessie, geen ICT’er maar iemand die kan benoemen wat misschien niet herkend wordt: waar de informatie rammelt of waar de verantwoording ontbreekt. Zo krijgt de bestuurder niet alleen gevoel voor AI, maar ook voor wat zijn of haar informatiedomein werkelijk vraagt.
De bovengenoemde manieren om tot regie te komen op AI vanuit informatiekundig belang – en dus ter bescherming en verbetering van de werkintelligentie – leggen een broodnodige verbinding tussen klassieke hiërarchische structuren/aansturing en de weerbarstige praktijk van AI. Ze steunen elkaar, vullen elkaar aan. En boeiend genoeg hebben informatieprofessionals hierbij een onverwachte medestander: AI zelf.
AI ALS DEEL VAN DE OPLOSSING
De bovenstaande suggesties kosten tijd, vergen dat nieuwe inzichten en expertises worden ontwikkeld en netwerken worden onderhouden. Een helpende hand zou fijn zijn. Het prettige van AI is dat het niet alleen nieuwe informatiekundige vraagstukken opwerpt, maar ook krachtige instrumenten biedt om te helpen diezelfde vraagstukken aan te pakken. Zie voor voorbeelden het kader. Die hulp is niet alleen prettig omdat het bestaand werk uit handen neemt, maar ook omdat het manieren biedt om nieuwe rollen binnen de organisatie vorm te geven. En – uiterst belangrijk – het zorgt ervoor dat je als informatieprofessionals zelf met huid en haar ondergedompeld raakt in nut en nukken van AI. Dat laatste is zelfs een absolute must anno 2026, zeker in jouw vak: leren lezen en schrijven met AI.
Je gaat zo AI niet alleen beoordelen en zelfs reguleren, maar ook inzetten als hulpmiddel voor kennisborging, informatiekwaliteit, governance en organisatiegeheugen. Maak AI je bondgenoot, maar het blijft wel jouw stem die klinkt, niet de hare.
INVESTEREN IN DE TOEKOMST
Jouw investeringen in tijd en energie om meer regie te krijgen rond AI dienen meer doelen dan alleen betrouwbare AI. Ze geven je een hefboom om onderliggende problemen aan te pakken die het informatiedomein al tijden plagen. En niet door altijd weer op problemen te wijzen, maar door gezamenlijk met oplossingen te komen. En door een taal te ontwikkelen die de toegevoegde waarde van jou en je collega’s verbindt met de behoeften van bestuur en organisatie. De sleutel daarvoor ligt in de werkintelligentie van professionals: kunnen bepalen wat juist en verantwoord is (oordeel), de ruimte hebben om dat oordeel te vormen (beweegruimte), kunnen behouden en gebruiken wat is gedacht, geleerd en besloten (geheugen) en later kunnen uitleggen hoe iets tot stand kwam (rekenschap).
Dat is wat moet worden beschermd en versterkt door AI en daarin vervul jij een sleutelrol. Vergeet daarbij niet dat jij niet de enige bent die investeert. Organisaties investeren machtig veel tijd en geld in AI-oplossingen, trainingen en regels die voorspelbaar gaan falen omdat ze de verkeerde uitgangspunten kozen en de werkintelligentie juist beschadigen. De gezamenlijke inspanningen van informatieprofessionals kunnen zorgen voor een veel beter rendement op die investeringen. Eigenlijk is dat jullie vijfde hefboom: Waarderealisatie. Zorgen dat de echte waarde van AI wordt gerealiseerd. Want de kwaliteit van de informatie waarop het draait, het beheer van de resulterende kennisstromen en de benodigde verantwoording zijn cruciaal voor slagen of falen van het grote AI-avontuur.
Dus laat je stem horen. Oefen wel eerst, verzamel een koor om je heen en componeer en zing samen één lied. (Nee, een hele opera hoeft niet, al is een beetje drama wel op zijn plaats.) Meerstemmig. Zonder dirigent misschien, of met wisselende rollen, maar wel met eigen regie. En AI als bondgenoot, niet als vijand.
De vorige 24 afleveringen in deze serie lezen? Je vindt ze in het archief op informatieprofessional.nl (trefwoord ‘AI informatiedomein’). <
AI ALS BONDGENOOT
AI kan je helpen bij je missie om meer regie te krijgen binnen het informatiedomein. Hieronder enkele voorbeelden, los van hoe AI kan helpen bij je huidige werk. Wat opvalt: AI kan vooral fungeren als inspecteur en signaleerder: ontbrekende metadata, verouderde documenten, mogelijke dubbelingen, verdachte inconsistenties en verdwijnende kennisstromen zichtbaar maken. Let wel: deze activiteiten kun je niet ‘uitbesteden’ aan AI. Jouw expertise en regie blijven altijd onmisbaar, van aansturing tot verwerking en beheer.
> Kenniswinning. Bij vertrek van medewerkers of afronding van projecten voert AI een gestructureerd interview waarin wordt doorgevraagd naar uitzonderingen, vuistregels en andere praktijkervaringen.
> Vergadergeheugen. AI zet vergaderingen om in doorzoekbare verslagen met besluiten, argumenten, actiepunten en openstaande vragen.
> Actualiteit. AI signaleert documenten die veel worden geraadpleegd maar al lange tijd niet zijn bijgewerkt. AI controleert documenten op verwijzingen naar vervallen wetgeving, oude beleidsstukken, niet-bestaande hyperlinks of achterhaalde procedures. Zo worden verouderde kennis en beleidsinformatie eerder zichtbaar.
> Metadatarisico. AI analyseert de documentomgeving en rapporteert welke documenten geen eigenaar, status, classificatie of vervaldatum hebben. Daarmee wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding meetbaar.
> Consistentie. AI wijst op documenten die mogelijk tegenstrijdige uitspraken doen, verwijzen naar verouderde regelgeving of sterk overlappende inhoud bevatten.
> Patroonherkenning. AI analyseert casussen, vragen en incidenten en ontdekt terugkerende thema’s, kennishiaten en structurele knelpunten: mogelijke aanleidingen voor nieuw beleid of aanvullend onderzoek.
> Kennislekken. AI analyseert zoekvragen, inclusief helpdeskverzoeken en interne chats, en signaleert onderwerpen waar medewerkers steeds opnieuw naar zoeken. Dat kan wijzen op ontbrekende of slecht vindbare kennis.
> Terminologiebeheer. AI detecteert waar verschillende afdelingen uiteenlopende termen gebruiken voor hetzelfde begrip, of dezelfde term voor verschillende concepten.
> Kwaliteitsdashboard. AI stelt periodiek een overzicht op van de kwaliteit van de informatiehuishouding, genoemde zaken als: ontbrekende metadata, verouderde documenten, kennislekken, doublures en andere indicatoren die bestuurders en informatieprofessionals helpen prioriteiten te stellen.
‘Belangrijker dan het spotten van hete kansen is je terdege voorbereiden; je moet een panklare oplossing of aanpak hebben’
‘Belangrijk is goed te weten wat er allemaal informatiekundig gebeurt onder de motorkap van AI’
‘Alles begint natuurlijk bij de eigen behoefte om in beweging te komen en die van de andere informatiedisciplines’
‘Een Informatiecoalitie AI met daarin de betreffende disciplines kan een voertuig zijn voor het uitdragen van gezamenlijke boodschappen’
‘Kom met oplossingen die praktisch nut bieden en begrijpelijk zijn voor management en bestuurders’
‘Maak AI je bondgenoot, maar het blijft wel jouw stem die klinkt, niet de hare’
‘Kwaliteit van informatie, beheer van kennisstromen en verantwoording zijn cruciaal voor slagen of falen van het grote AI-avontuur’
IP | vakblad voor informatieprofessionals | 05 / 2026
(25 #1)..|..(25 #2)
SIMON BEEN
AI IN HET INFORMATIEDOMEIN (25 #2)
Artikelenserie over
kunstmatige intelligentie (25 #2)
Simon Been
Trainer en klankbord voor AI in het informatiedomein en directeur van het Papieren Tijger Netwerk
Wat is de impact van AI op het informatiedomein? In deze artikelenreeks wordt hierop ingezoomd. De artikelen 20 tot en met 24 belichtten al de invloed op vier categorieën informatieprofessionals, artikel 25 brengt die vier bij elkaar. Want de problemen die elke categorie afzonderlijk ervaart – fragmentatie, kwaliteitsrisico’s, verantwoordingsgaten, governance die achterblijft – zijn niet los van elkaar op te lossen. Intussen zingt ieder zijn eigen lied en ontbreekt regie. Hoe word je een koor zonder dirigent? In dit deel #2: de opties.
Hoe regisseer je zonder dirigent? Vanuit de informatieprofessie gezien is dat geen eenvoudig vraagstuk, zo kon je lezen in deel #1. Toch weet je ook dat AI de toekomst van je werk (ingrijpend) gaat veranderen en dat nu het moment is om nog invloed erop te krijgen. Welke opties zijn er?
SOLO GAAN
Specialist. Je kunt het helemaal alleen doen als afdeling of team: kies heel slim een specialisme dat je onmisbaar maakt in het krachtenveld. Stort je bijvoorbeeld compleet op metadata voor Copilot: alleen documenten met ‘definitief’, ‘actueel’, ‘goedgekeurd’ mogen bronnen worden. Of specialiseer je in herkennen van gehallucineerde bronnen of van AI-functies die in ‘normale’ software binnensluipen. Dus pak een herkenbaar AI-probleem en gebruik je eigen expertise voor een praktisch, waardevol organisatievoordeel. Realiseer je dan wel: hoe succesvoller je erin bent, hoe groter de kans dat dat je nieuwe rol wordt. En kies vooral iets dat je niet alleen uitvoerder maakt, maar vooral ook expert.
Hotspotter. Je kent het wel: veel invloed ontstaat als er iets misgaat en je op het juiste moment met de juiste aanpak aankomt. Dat betekent in zekere zin ‘je kans afwachten’ en goed weten wat kansen zijn. Sommige incidenten zijn voorspelbaar, andere vergen wat omdenken of anders framen. En soms is iets kleins genoeg om kwartjes te laten vallen die al tijden aan een haartje hingen. Maar belangrijker dan dat spotten van hete kansen is dit: je terdege voorbereiden. Als het ware moet je een panklare oplossing of aanpak hebben. En weten hoe je op de pijnlijke plek kunt drukken zonder onheilsprofeet of profiteur te worden. Die oplossing moet bovendien begrijpelijk zijn voor management en bestuurders. Vakjargon kan je grootste vijand zijn, net als het opgeheven vingertje. Begrip en meedenken helpen. En vergeet niet: het begint met goed weten wat er allemaal informatiekundig gebeurt onder de motorkap van AI.
SAMEN STERKER STAAN
Dit is natuurlijk de aanpak met het grootste effect. Gelukkig zijn ook hier de nodige mogelijkheden, bij voorkeur in combinatie in te zetten. De makkelijkste lijkt:
Netwerken uitbouwen. Je hoeft het niet alleen te doen en zelfs niet iets nieuws te starten, je kunt ook bouwen op wat er al is. Er zijn al heel wat netwerken binnen organisaties, ook binnen de informatiediscipline, formele en informele. Bekend onder vele namen. Een voorbeeld is overleg rond privacy, security en DIV/archief, al dan niet met ICT en functioneel beheer. Dat draait vooral om risico’s. Een ander bekend overleg focust op de informatiehuishouding in brede zin, met vooral door de wet geagendeerde onderwerpen. Deelnemers vaak: DIV, archief, recordmanagement, informatiemanagement, CIO-office en soms functioneel beheer.
Je zou zeggen: zet AI gewoon op de agenda (oh, staat het al). In beide typen overleggen is het echter één van de onderwerpen die om aandacht concurreert. Ook zijn veel informatiedisciplines – van informatiespecialisten en bibliotheken tot communicatie en kennismanagement – erin buiten beeld. Niet dat letterlijk iedereen altijd om de tafel moet, maar oog voor gezamenlijke belangen is juist de kern van de zaak.
Per saldo. Als het gaat om AI is het natuurlijk belangrijk dat deze platforms er zijn, al was het maar om problemen te signaleren. Doorgaans zijn ze daardoor echter defensief van aard. En dat is precies de onderstroom die al bestaat in management: angst. Maar AI is als de geest uit de fles. Met opgeheven vingertjes kom je er niet meer. Wie neemt verantwoordelijkheid om oplossingen aan te dragen én uit te voeren?
DENK IN HEFBOMEN
Alles begint natuurlijk bij de eigen behoefte om in beweging te komen en die van de andere disciplines. Maar als je dan om de tafel komt, helpt het om zo te denken: wat geeft kracht aan onze stem? Een voorzet:
Mandaten. Veel informatiedisciplines hebben een mandaat vanuit wet, bestuur of unieke functie. Het uitoefenen daarvan is normaliter je doel, maar AI overstijgt dit. Als je de huidige en – zoals de Archiefwet – toekomstige mandaten van verschillende disciplines bijeenneemt kun je een vuist maken: ‘AI raakt aan al deze bestaande verantwoordelijkheden rond werkintelligentie tegelijk.’ Je zoekt geen conflict met andere partijen als ICT, maar benadrukt complementariteit.
Expertises. Een eerste vereiste is goed weten wat er allemaal informatiekundig gebeurt onder de motorkap van AI. Zoek dat uit en breng in kaart welke informatiedisciplines qua expertise raken aan elk van die onderwerpen. Het belang is groot: de organisatie, AI, ICT zijn afhankelijk van informatiekwaliteit, classificatie, statusmetadata, reconstrueerbaarheid, governance. Jullie terrein.
Oplossingen. Zoals bij de hotspotter al stond: kom met oplossingen die praktisch nut bieden en begrijpelijk zijn voor management en bestuurders. Er zijn meerdere manieren om regie over AI te krijgen, zowel qua inhoud als qua organisatie. Over de inhoud hebben we het al genoeg gehad in voorgaande artikelen, tijd voor alternatieve organisatorische oplossingen: andere regievormen, deels formeel, deels officieus.
Als je met elkaar deze drie hefbomen kunt vormgeven, krijg je meer regie over de AI-koers van je organisatie. Combineer het met hefboom 4:
Nulmeting. Maak een gestructureerde maturity scan (bijvoorbeeld deze of deze) van het informatiedomein: hoe volledig zijn de metadata, hoe worden AI-interacties bewaard, wie heeft welk mandaat, welke van de vier risico’s zijn het meest acuut. Dit geeft een concrete aanleiding én een meetbaar startpunt.
HET KOOR: ALTERNATIEVE REGIEVORMEN
Vier suggesties, bij voorkeur gecombineerd:
1. Gildes. Een Gilde is een netwerk van professionals met vergelijkbare belangen en werkterreinen die regelmatig samenkomen: casussen bespreken, patronen herkennen, normen ontwikkelen. Tijd voor Gilde Informatieregie. Of misschien Informatiegilde AI-regie. Het is een leer- en ontwikkelgemeenschap.
Idealiter verbindt dit Gilde alle vier de categorieën. Vooral verbindend is het om meteen in kaart te brengen in welke van de acht rollen men zichzelf herkent. Een eerste gezamenlijk product zou een escalatiematrix kunnen zijn: wie escaleert naar wie bij welk type AI-vraagstuk? Duik erin en je ontdekt meerdere kansen en succesfactoren.
Een Gilde kan best een tijdje onder de radar opereren, maar functioneert uiteraard stukken beter als het wordt gefaciliteerd: tijd, ruimte, legitimatie vanuit management. En: een extern AI-geörienteerd Gilde kan een uitstekende aanvulling zijn of zelfs hét alternatief voor kleinere organisaties.
2. Gidsen. Een Gids is een professional met een extra verantwoordelijkheid: collega’s begeleiden bij vragen. Hier hebben we het over de AI-Gids, met focus op informatie. Hij of zij helpt bij het beoordelen van output, maakt aannames en risico’s bespreekbaar en draagt bij aan gedeelde normen. De gids beslist niet namens anderen, maar ondersteunt bij eigen afwegingen. Het is bij uitstek geen technische helpdesk of politieagent.
Gidsen bevinden zich dicht bij het werk. Hun effectiviteit hangt af van herkenbaarheid, toegankelijkheid en legitimatie vanuit management. Binnen Gildes zijn ze een verbindende schakel: zij brengen wat ze in individuele begeleiding tegenkomen terug naar het gilde, en vertalen gedeelde inzichten naar de dagelijkse praktijk.
3. Governance-ondersteuning. Praktische inhoudelijke vraagstukken rond AI dreigen al snel in botsing te komen met beleid. Governance-ondersteuning is een casusgericht overleg voor dat type informatievraagstukken als die de gids te boven gaan of het bestaande beleid ter discussie stellen. Het adviseert en weegt af. Het beslist niet.
De vaste kern bestaat uit een senior informatieprofessional, een juridisch adviseur, en een programmamanager AI of senior beleidsadviseur die zorgt dat het advies ook daadwerkelijk ergens landt en wordt opgevolgd. Per casus schuift een vakinhoudelijk deskundige aan. Elke casus wordt kort gedocumenteerd, zodat een vergelijkbare vraag later niet van nul af begint.
4. Informatiecoalitie. Terwijl een Gilde een leergemeenschap is en Governance-ondersteuning vooral een escalatiemechanisme vormt, is er gaandeweg waarschijnlijk een plek nodig waar informatiedisciplines gezamenlijke standpunten ontwikkelen over AI-vraagstukken die meerdere disciplines raken. (Al hoeft dat niet: de rol van het Gilde kan hiervoor toereikend blijken of zich uitbreiden naar inhoudelijke beeldvorming, ondersteund door een werkgroep). Een Informatiecoalitie AI met daarin de betreffende informatiedisciplines kan een oplossing zijn: een voertuig voor formuleren én uitdragen van gezamenlijke boodschappen, gedragen door de al genoemde hefbomen.
Wat opvalt in de vier regievormen is dat ze niet hiërarchisch zijn. Iemand ‘de baas’ maken zou ongetwijfeld vragen om moeilijkheden. Wat misschien nog zou kunnen is een regiemodel, met een onafhankelijke generalist die geen hiërarchische macht heeft maar wel een formeel mandaat om samenhang te organiseren. Eigenlijk een must, want informatie is – zeker nu met AI – inmiddels strategischer dan geld of personeel.
HET BESTUUR: DE ULTIEME DIRIGENT?
Misschien is dit wel de belangrijkste regieactie van allemaal. Veel bestuurders hebben rapporten over AI, maar geen ervaringskennis. Ze voelen niet hoe overtuigend fouten klinken en weten niet hoe moeilijk het beoordelen van teksten is, laat staan het zorgen voor goede regie op een dialoog met AI. En dus ook niet hoe AI raakt aan de werkintelligentie van hun organisatie, beperkend en verruimend. Tijd voor:
BoardLabs. Terugkerende korte hands-on sessies voor het bestuur: werken met AI aan echte vraagstukken uit de eigen organisatie. Geen mooie verhalen en handige trucjes, maar levensecht bestuurswerk. Een AI-facilitator leidt de sessie, geen ICT’er maar iemand die kan benoemen wat misschien niet herkend wordt: waar de informatie rammelt of waar de verantwoording ontbreekt. Zo krijgt de bestuurder niet alleen gevoel voor AI, maar ook voor wat zijn of haar informatiedomein werkelijk vraagt.
De bovengenoemde manieren om tot regie te komen op AI vanuit informatiekundig belang – en dus ter bescherming en verbetering van de werkintelligentie – leggen een broodnodige verbinding tussen klassieke hiërarchische structuren/aansturing en de weerbarstige praktijk van AI. Ze steunen elkaar, vullen elkaar aan. En boeiend genoeg hebben informatieprofessionals hierbij een onverwachte medestander: AI zelf.
AI ALS DEEL VAN DE OPLOSSING
De bovenstaande suggesties kosten tijd, vergen dat nieuwe inzichten en expertises worden ontwikkeld en netwerken worden onderhouden. Een helpende hand zou fijn zijn. Het prettige van AI is dat het niet alleen nieuwe informatiekundige vraagstukken opwerpt, maar ook krachtige instrumenten biedt om te helpen diezelfde vraagstukken aan te pakken. Zie voor voorbeelden het kader. Die hulp is niet alleen prettig omdat het bestaand werk uit handen neemt, maar ook omdat het manieren biedt om nieuwe rollen binnen de organisatie vorm te geven. En – uiterst belangrijk – het zorgt ervoor dat je als informatieprofessionals zelf met huid en haar ondergedompeld raakt in nut en nukken van AI. Dat laatste is zelfs een absolute must anno 2026, zeker in jouw vak: leren lezen en schrijven met AI.
Je gaat zo AI niet alleen beoordelen en zelfs reguleren, maar ook inzetten als hulpmiddel voor kennisborging, informatiekwaliteit, governance en organisatiegeheugen. Maak AI je bondgenoot, maar het blijft wel jouw stem die klinkt, niet de hare.
AI ALS BONDGENOOT
AI kan je helpen bij je missie om meer regie te krijgen binnen het informatiedomein. Hieronder enkele voorbeelden, los van hoe AI kan helpen bij je huidige werk. Wat opvalt: AI kan vooral fungeren als inspecteur en signaleerder: ontbrekende metadata, verouderde documenten, mogelijke dubbelingen, verdachte inconsistenties en verdwijnende kennisstromen zichtbaar maken. Let wel: deze activiteiten kun je niet ‘uitbesteden’ aan AI. Jouw expertise en regie blijven altijd onmisbaar, van aansturing tot verwerking en beheer.
> Kenniswinning. Bij vertrek van medewerkers of afronding van projecten voert AI een gestructureerd interview waarin wordt doorgevraagd naar uitzonderingen, vuistregels en andere praktijkervaringen.
> Vergadergeheugen. AI zet vergaderingen om in doorzoekbare verslagen met besluiten, argumenten, actiepunten en openstaande vragen.
> Actualiteit. AI signaleert documenten die veel worden geraadpleegd maar al lange tijd niet zijn bijgewerkt. AI controleert documenten op verwijzingen naar vervallen wetgeving, oude beleidsstukken, niet-bestaande hyperlinks of achterhaalde procedures. Zo worden verouderde kennis en beleidsinformatie eerder zichtbaar.
> Metadatarisico. AI analyseert de documentomgeving en rapporteert welke documenten geen eigenaar, status, classificatie of vervaldatum hebben. Daarmee wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding meetbaar.
> Consistentie. AI wijst op documenten die mogelijk tegenstrijdige uitspraken doen, verwijzen naar verouderde regelgeving of sterk overlappende inhoud bevatten.
> Patroonherkenning. AI analyseert casussen, vragen en incidenten en ontdekt terugkerende thema’s, kennishiaten en structurele knelpunten: mogelijke aanleidingen voor nieuw beleid of aanvullend onderzoek.
> Kennislekken. AI analyseert zoekvragen, inclusief helpdeskverzoeken en interne chats, en signaleert onderwerpen waar medewerkers steeds opnieuw naar zoeken. Dat kan wijzen op ontbrekende of slecht vindbare kennis.
> Terminologiebeheer. AI detecteert waar verschillende afdelingen uiteenlopende termen gebruiken voor hetzelfde begrip, of dezelfde term voor verschillende concepten.
> Kwaliteitsdashboard. AI stelt periodiek een overzicht op van de kwaliteit van de informatiehuishouding, genoemde zaken als: ontbrekende metadata, verouderde documenten, kennislekken, doublures en andere indicatoren die bestuurders en informatieprofessionals helpen prioriteiten te stellen.
INVESTEREN IN DE TOEKOMST
Jouw investeringen in tijd en energie om meer regie te krijgen rond AI dienen meer doelen dan alleen betrouwbare AI. Ze geven je een hefboom om onderliggende problemen aan te pakken die het informatiedomein al tijden plagen. En niet door altijd weer op problemen te wijzen, maar door gezamenlijk met oplossingen te komen. En door een taal te ontwikkelen die de toegevoegde waarde van jou en je collega’s verbindt met de behoeften van bestuur en organisatie. De sleutel daarvoor ligt in de werkintelligentie van professionals: kunnen bepalen wat juist en verantwoord is (oordeel), de ruimte hebben om dat oordeel te vormen (beweegruimte), kunnen behouden en gebruiken wat is gedacht, geleerd en besloten (geheugen) en later kunnen uitleggen hoe iets tot stand kwam (rekenschap).
Dat is wat moet worden beschermd en versterkt door AI en daarin vervul jij een sleutelrol. Vergeet daarbij niet dat jij niet de enige bent die investeert. Organisaties investeren machtig veel tijd en geld in AI-oplossingen, trainingen en regels die voorspelbaar gaan falen omdat ze de verkeerde uitgangspunten kozen en de werkintelligentie juist beschadigen. De gezamenlijke inspanningen van informatieprofessionals kunnen zorgen voor een veel beter rendement op die investeringen. Eigenlijk is dat jullie vijfde hefboom: Waarderealisatie. Zorgen dat de echte waarde van AI wordt gerealiseerd. Want de kwaliteit van de informatie waarop het draait, het beheer van de resulterende kennisstromen en de benodigde verantwoording zijn cruciaal voor slagen of falen van het grote AI-avontuur.
Dus laat je stem horen. Oefen wel eerst, verzamel een koor om je heen en componeer en zing samen één lied. (Nee, een hele opera hoeft niet, al is een beetje drama wel op zijn plaats.) Meerstemmig. Zonder dirigent misschien, of met wisselende rollen, maar wel met eigen regie. En AI als bondgenoot, niet als vijand.
De vorige 24 afleveringen in deze serie lezen? Je vindt ze in het archief op informatieprofessional.nl (trefwoord ‘AI informatiedomein’). <
IP | vakblad voor informatieprofessionals | 05 / 2026