> Mening? Aanvulling? Help de AI-discussie in het vakgebied op gang te brengen. Reageren kan via redactie@informatieprofessional.nl. <

De volgende maanden komen aan de orde:
> Hoe AI organisaties en kernprocessen verandert (meta).
> Persoonlijke toepassing van AI voor kenniswerk (micro).
> AI in de informatieprofessie.

Met name dat laatste onderwerp is knap uitgebreid en zal dan ook de ruimte krijgen. We starten hieronder met een overzichtsartikel.

Artificial intelligence is voor de één een fascinerend onderwerp dat de mensheid naar een nieuw niveau tilt en kansenongelijkheid verkleint, voor de ander is de technologie een doos van Pandora vol plagen, angst en beven. Hoe je het ook bekijkt, in ons vakgebied kan en zal de impact groot zijn. ChatGPT en alle zusjes en broertjes daarvan veranderen het werken met en genereren van informatie structureel, nu al. En de AI Wars zijn nog maar net begonnen.
Reden genoeg voor IP om een serie artikelen te starten over AI in het informatiedomein. Het doel is niet om definitieve antwoorden te geven, daarvoor is het nog veel te vroeg, en de focus ligt niet op techniek of op al die AI-toepassingen in auto’s, medische apparatuur of productieprocessen. Nee, het gaat om AI rond tekst in het informatiedomein, en het doel is vooral om een genuanceerd denkproces en een discussie binnen het vakgebied op gang te brengen. En dat op basis van experimenten, ervaringen, nieuws en spar-sessies (inclusief met AI zelf).

NOG EVEN OVER AI ...
Je kent de verhalen: ‘iedereen’ kan met services als ChatGPT gericht researchen, samenvatten, ordenen, vertalen, copywriten, notities schrijven en nog veel meer. Die tekstgerelateerde AI (in dit artikel gewoon AI genoemd) is in staat om razendsnel logische verbanden te leggen binnen alle beschikbare informatie en die te vertalen in antwoorden op jouw vragen. Hoe dat precies werkt? Daarover wordt veel geschreven, maar zelfs de ontwikkelaars geven toe dat ze geen idee hebben wat er precies gebeurt. Ze hebben het kind gebaard en enigszins opgevoed, en nu staat het er grotendeels alleen voor, onbegrepen en misschien wel onbegrijpbaar. Er zijn inmiddels de nodige ‘AI-psychiaters’, maar nog geen psychiaters die AI kunnen doorgronden. En daar gaan we al: vermenselijking van wat ‘gewoon’ een zielloos stuk software is ... Een van de valkuilen die we regelmatig zullen tegenkomen.
Intussen zijn er vragen te over: hoe kunnen we in vredesnaam vertrouwen op zoiets ongrijpbaars? En: is het geen hype? Maar vooral ook: wordt mijn werk anders, of verdwijnt mijn baan? Ben ik gek als ik dit negeer? Het antwoord lijkt te worden: AI is de nieuwe realiteit, of je het nou wilt of niet. Het is zaak om er je weg in te vinden en te ontdekken waar de (huidige) kansen en grenzen liggen.

POTENTIËLE IMPACT
De potentiële impact van AI op informatie- en kenniswerk is onmiskenbaar, en het blijft niet bij theorie. Zo kennen we de voorbeelden van copywriters die ontslagen worden of hogere productie moeten leveren, omdat AI bij uitstek goed is in het genereren van gelikte teksten. En we kennen Lilli van McKinsey – het kersverse AI-brein, gevoed met dik honderdduizend interne documenten en interviewtranscripts – dat functioneert als sparringpartner en personal assistent van hun duizenden adviseurs. Ook horen we hoe de juridische en financiële werelden grote AI-investeringen doen terwijl medewerkers soms ongerust wachten op de komst van die robo-advisors. Om maar niet te spreken over de dreigende complete omwenteling in de softwarebranche omdat AI een programmeerkanon blijkt. Dus zit je in de zakelijke dienstverlening, dan is de kans groot dat AI hoog op je breinlijst staat.
Maar ook al heb je je werk prima voor elkaar, zelfs met AI in je toolkit, dan nog kan jouw veilige wereld een beetje op zijn kop komen te staan. Door de inzet van een chatbot voor alle contacten met de buitenwereld bijvoorbeeld droogt niet alleen werk op voor callcenters en klantenservices, maar ook voor beheerders van die informatie. Ander voorbeeld: allerlei analyses door AI resulteren niet meer in documenten, omdat de uitkomsten ‘in de AI’ blijven en je ‘gewoon antwoord op de vraag krijgt’ in plaats van lijsten met statistieken of overzichten.

KIJK VERDER DAN JE EIGEN WERK
Je zou daarom op minstens drie niveaus naar de ontwikkelingen moeten kijken:
> Je eigen werk.
> Dat van je afdeling of zelfs divisie.
> De primaire processen van je organisatie en zelfs de hele branche.
Kunstmatige intelligentie kan rechtstreeks je eigen werk raken, bijvoorbeeld omdat je in de AI ineens je persoonlijke sparringpartner ontdekt. Ze kan ook zorgen voor een reorganisatie van je afdeling of divisie omdat taken worden herschikt. Verder kan AI ertoe leiden dat op bedrijfsniveau dingen veranderen, van een heroriëntatie van een (het) primair(e) proces tot plotse fusies, afslankingen of verdamping van de organisatie.
Het klinkt heftig allemaal en het doet denken aan eerdere hypes, en dat klopt misschien ook wel (heftig of hype). Wie weet spreken we in 2025 over de AI-bubbel van 2023. Of … over de AI-revolutie. Er is in elk geval genoeg potentie voor het laatste etiket. Nooit eerder was er een combinatie van zo’n krachtig kennisinstrument met zo’n oeverloos kennismeer. Een AI-tool zoals ChatGPT bijvoorbeeld is pan-disciplinair.

WAT GEBEURT ER IN JOUW BRANCHE?
Daarom is het van belang in welke branche je zit. Zo weet ik dat vele organisaties in de creatieve sector ernstig nadenken over de toekomst: niet alleen tekst, maar ook beeld en geluid ondergaan een stille en soms niet zo stille revolutie. Hoeveel schaalgrootte heb je nodig om nog te kunnen meedoen? We hebben dit al zien gebeuren in de financiële sector: alle kleintjes worden opgeslokt.
En hoe zit het met AI in de wat ‘hardere’ sectoren, zoals chemie, energie, agro, hightech en logistiek? Ook daar veranderen de primaire processen. Vaak puur door het versnellen van repetitieve taken of het kraken van complexe vraagstukken, maar juist ook door specifieke toepassingen, zoals simulaties, voorspellende analyses en keten- en voorraadbeheer.

CORPORATE BRAIN
Heel spannend is de grote groep ‘zachtere’ organisaties, denk aan onderwijs, (semi)overheid, gezondheidszorg en toerisme. Daar is vaak sprake van een veelheid aan processen en verantwoordelijkheden. Natuurlijk gaat het bij een universiteit om onderwijs, maar ook om onderzoek. Bovendien is de ene universiteit sterk georiënteerd op techniek en de andere meer op bijvoorbeeld humanities, en zijn er vele koninkrijkjes. (Semi)overheden kennen soms een grote diversiteit aan inhoudelijke aandachtsgebieden en taken variërend van hands-on en repetitief tot beleidsmatig en politiek. Ook bij bovenstaande organisaties kan AI leiden tot een kentering in het denken.
Als grote commerciële bedrijven dure ‘Corporate BRaiNS’ optuigen, kun je dan als kennisinstituut, ziekenhuis of gebiedsexpert (een provincie bijvoorbeeld) achterblijven? De machtsbalans tussen (semi)overheid en bedrijfsleven is nu al een uitdaging; denk maar aan privacy en veiligheid en technologie, waar de wetten en regels en de naleving ervan achter de feiten aanlopen. Moet dan ook de kennisbalans doorslaan naar de private sector? Kortom: het zal wel even duren, maar juist de zachtere sectoren met uiteenlopende processen gaan de AI-invloed leren ervaren.

EN DE KENNISWERKER?
Laten we jou als kenniswerker of informatieprofessional eens onder de loep nemen: je krijgt er met AI een interessante tool bij. Een instrument dat je werkroutine best zal veranderen en dat waarschijnlijk zal leiden tot uitdagender of juist meer controlerend werk. Met de bekende chatbots van dit moment heb je ineens je eigen persoonlijke assistent. Je kunt er de meest uiteenlopende vragen aan stellen en opdrachten aan geven, en je krijgt met grote snelheid duidelijke en intelligente reacties. Is het niet wat je verwacht? Dan is de kans groot dat je verwachting niet klopte of dat je vraag niet helder genoeg was geformuleerd. Pas deze aan, vraag door, en je vindt goudklompjes.
Kunstmatige intelligentie leert je gaandeweg vele lessen. Het is een kwestie van experimenteren en je niet gek laten maken door de hosannaverhalen, maar ook niet door de doorgewinterde aan-de-remhangers. (Geloof me, ik zat jarenlang in die laatste categorie totdat ik er zelf mee aan de slag ging.) Houd een open mind en blijf genuanceerd en kritisch. Als je de materie onvoldoende beheerst om te kunnen checken op feiten en logica, dan wordt het link. Huidige AI’s zijn weliswaar enorm krachtig, maar soms gaat er iets mis (en niet altijd om duidelijke redenen). Blijf dus bij de les en laat je niet overdonderen. Maak ook niet de fout de potentie van AI af te meten aan de stand van vandaag, want het gaat erg snel met de ontwikkelingen.

EN HET INFORMATIEDOMEIN?
Terug naar het informatiedomein binnen jouw organisatie. Stel dat de kernprocessen ongeveer blijven zoals ze zijn, dan nog kun je organisatorische veranderingen verwachten. De centraal-decentraal- en concentratie-deconcentratiediscussie rondom informatiebeheer is in de meeste organisaties alweer jaren geleden beslist. Afgezien van ‘versnipperde’ organisaties als universiteiten en soortgelijke kennisinstituten is de conclusie doorgaans: centraal en geconcentreerd. Dit zou echter wel eens kunnen gaan veranderen. Want wat gebeurt er als verschillende processen eigen gespecialiseerde AI’s gaan inzetten en de meeste informatie in die AI blijft? Hoe zal dit de rolverdeling tussen Beheer, Communicatie, Kenniscentrum en ICT beïnvloeden? Hoe gaan de discussies met de AI-leveranciers lopen? Denk maar aan zaken als vernietiging en bewaartermijnen.
En omgekeerd: als er gekozen wordt voor één Corporate BRaiN, ook binnen die zachtere kennis- en informatiegerichte sectoren, wat is dan de invloed daarop van de informatieprofessie? Zijn we überhaupt al zover dat we kunnen meepraten? Vergeet niet dat ICT het voortouw zal nemen rond AI. Sterker, dat doet ze nu al, en niet omdat het zo’n leuk ‘speeltje’ is, maar omdat softwareontwikkeling door AI in een stroomversnelling komt en klantencontact via chatbots een grote vlucht gaat nemen, en omdat dat niet buiten ICT om kan.

TIJD VAN VERNIETIGEN VOORBIJ
De term ‘Corporate BRaiN’ heb ik uiteraard gekozen vanwege de letters ‘AI’ in het hart, maar ook zónder dat is hij van toepassing: al veel te lang concentreren we ons binnen de informatieprofessie vooral op informatie. Informatie in de zin van losse documenten of andersoortige containers en snapshots die middels metadata worden ontsloten. Dat is natuurlijk ook logisch, want vanuit het oogmerk van bewijslast (en de Archiefwet) willen we het in originele staat kunnen terugvinden, en een rapport of boek is nu eenmaal een afgerond geheel. Uiteraard wordt linken zoals op internet de laatste jaren ook steeds vaker op documenten toegepast, zij het meer in de hoek van historisch materiaal en materiaal voor openbare raadpleging à la Wikipedia, en niet zozeer in de traditionele hoek van archief- of informatiebeheer – het gaat hier minstens net zo veel om de snapshot als om de inhoud.
Dat gaat echter drastisch veranderen, zelfs zover dat ik durf te stellen dat de tijd van vernietigen bijna voorbij is. Het gaat niet meer primair om het document, maar om de inhoud. Het gaat niet meer om een bak met gemetadateerde stukken, maar om de BRaiNS van een organisatie en om kennis en de toepasbaarheid daarvan. Het gaat niet om zoek en vind, maar steeds meer om vraag en antwoord. Om bevragen. Denk aan een hermetisch gesloten blackbox met alle relevante interne informatie. Een blackbox waarin een ‘ijzeren’ AI waakt over de termijnen, privacy et cetera, en zorgt dat het opvragen van individuele stukken onmogelijk is als termijnen zijn verstreken of privacy in het geding komt. Want waarom steeds weer informatie – juist die betrouwbare informatie – vernietigen? Elke hotspot smelt zo na maximaal twintig jaar weg, of beleidsmakers en historici moeten sec op het internet gaan vertrouwen (maar daarover meer in een volgend artikel).

DE IJSBERG IS ZO VEEL GROTER
Er is nog zo veel meer te zeggen over welke activiteiten in het informatiedomein door AI kunnen worden versterkt: van government en automatische metadatering tot efficiency en ontsluiting van handgeschreven documenten door computer vision. Om maar niet te spreken over callcenters, tekstschrijvers, newsrooms en andere communicatieactiviteiten. Of onboarding, individueel leren, counseling en projectmanagement. En wat dacht je van Corporate BRaiNS 2.0 waar binnenwereld en buitenwereld worden gecombineerd: eindelijk een plek waar de oude bloedgroepen bibliotheek en archief samenvloeien?
Ik mijmer ook over de toekomst van boeken. Komt er een moment waarop ik tegen de AI kan zeggen: ‘Ik loop mijn gebruikelijke blokje om en ik vertel een verhaal dat precies in die tijd past en aansluit bij mijn humeur, misschien iets à la Stephen King of Craig Alanson met de stem van R.C. Bray’, en ik hoor een gaaf, compleet uniek verhaal?
Enfin, ik ben benieuwd welke rol de informatieprofessie in dit fascinerende krachtenveld gaat spelen. Denk alleen al aan het antwoord op de vraag van ICT: ‘We gaan volgende week onze AI voeden met alle relevante interne informatie. Kunnen jullie die aanleveren of zullen we gewoon 365 erin stoppen en later verder kijken?’ En dan ... ben je te laat. Misschien nu al, als alle AI-regie bij ICT komt te liggen. We weten hoe dat vaak afloopt. In mijn ogen is het NU tijd voor een strategische bezinning op AI en de Corporate BRaiNS. Een bezinning die wellicht schopt tegen heilige huisjes, en die begint met leren over en experimenteren met AI.